Belegausgabepflicht: Alles was Sie über die Bonpflicht wissen müssen

Bonpflicht

Wen betrifft die Bonpflicht?

Grundsätzlich müssen alle Unternehmer, die Waren oder Dienstleistungen gegen Entgelt an Endverbraucher verkaufen, einen der Bonpflicht nachkommen. Dies bedeutet, dass alle Einzelhandelsunternehmen und Unternehmen des Gewerbes einschließlich Dienstleister, Gastronomen und Hoteliers die Belegausgabepflicht einhalten müssen. Ebenso haben Unternehmen, die Waren oder Dienstleistungen gegen Entgelt an andere Unternehmer verkaufen, die Pflicht zur Belegausgabe.

Warum wurde die Bonpflicht eingeführt und was bringt sie?

Die Belegausgabepflicht wurde eingeführt, um das Bargeld in Deutschland zu reduzieren und den Umsatzsteuerbetrug zu verhindern. Mit der Pflicht, Kassenbons auszugeben, kann das Finanzamt die Umsätze nachvollziehen und sicherstellen, dass Unternehmen ihre Umsatzsteuer ordnungsgemäß abführen. So wird sichergestellt, dass der Fiskus seine Steuereinnahmen erhalten kann.

Ferner bietet die Bonpflicht viele Vorteile für Verbraucher und Unternehmer. Verbrauchern ermöglicht sie es, Gutschriften bei unerwarteten Problemen mit einem Einkauf geltend machen zu können. Zudem können sie auf dem Kassenbon ihre Einkäufe leichter nachverfolgen.

Für Unternehmer bedeutet die Bonpflicht mehr Transparenz und Kontrolle über Kundentransaktionen sowie eine bessere Nachverfolgbarkeit von Bestellungen. Es ist wichtig zu beachten, dass es bestimmte spezifische Vorschriften gibt, die Unternehmer bei der Ausgabe von Quittungen beachten müssen.

Was passiert, wenn der Kunde keinen Beleg haben möchte?

Der Beleg muss in jedem Fall auf Papier oder elektronisch (z. B. PDF) erstellt und dem Kunden angeboten werden. Möchte der Kunde den Beleg nicht mitnehmen, kann dieser vernichtet werden.

Ausnahmen: Wer ist von der Bon­pflicht befreit?

Du hast jetzt ein grundlegendes Verständnis davon, was die Belegausgabepflicht bedeutet und wie sie sich auf dein Geschäft auswirkt. Aber gibt es Ausnahmen von der Bonpflicht? Nun, glücklicherweise gibt es einige Fälle, in denen deine Kunden keine Quittung benötigen.

Es ist lästig, jedem Kunden einen Beleg auszudrucken. Zwar ist es möglich, Belege elektronisch zu versenden, aber dies ist in vielen Branchen nicht schnell und einfach machbar. Daher sind in der Kassensicherungsverordnung einige Ausnahmen hinsichtlich der Belegausgabepflicht vorgesehen. Dazu müssen drei Anforderungen erfüllt werden. Als erste Voraussetzung muss man Waren an eine große Zahl an unbekannten Personen verkaufen; was oft in Clubs, Bars oder Cafés der Fall ist.

Außerdem muss man eine sachliche oder persönliche Härte im Sinne des § 148 AO dar (Nr. 6.9 des AEAO zu § 146a) beweisen, was bedeutet, dass Faktoren vorliegen, die es einem unmöglich machen, die Bonpflicht einzuhalten. Umwelt- und Kostenaspekte sind dafür nicht ausreichend. Schließlich darf es durch die Befreiung der Belegausgabepflicht nicht zu einer Beeinträchtigung der Besteuerung des Unternehmens kommen. Firmen, die nicht dazu verpflichtet sein wollen, Belege auszudrucken, müssen dies überzeugend begründen.

Es ist unerlässlich, die Belegausgabepflicht zu befolgen und den Kundenerwartungen gerecht zu werden, insbesondere wenn du ein Einzelhandelsgeschäft betreibst und Waren oder Dienstleistungen direkt an Privatpersonen verkaufst. Mithilfe der obigen Information kannst du jetzt die Richtlinien zur Belegausgabe für dein Unternehmen klar definieren und den richtigen Weg einschlagen.

Diese Anforderungen muss ein Beleg erfüllen

Ab dem 1. Januar 2022 müssen alle Geschäfts­transaktionen gemäß der KassenSichV unter Beleg­vorlage dokumentiert werden. Für den Kunden besteht jedoch kein Anspruch auf Mitnahme des Belegs. Wir haben die Daten, die ein Beleg enthalten muss, zusammengefasst:

  • Namen und Anschrift des Unternehmens
  • Datum der Beleg­ausstellung (inkl. Zeitpunkt des Trans­aktionsbeginns sowie Trans­aktionsendes)
  • Menge und Art des Produktes bzw. die Art der Dienst­leistung
  • Die durch die TSE aufgezeichnete Trans­aktionsnummer
  • Rechnungs­betrag und entsprechender Steuersatz
  • Seriennummer der TSE oder des TSE-Sicher­heitsmoduls

Sie können die Daten in einem QR-Code auf dem Kassenbon bereitstellen, was die Länge des Kassenbons verkürzt und somit Papier spart. Dies führt dazu, dass sowohl die Umwelt geschützt wird als auch Ihr Unternehmen weniger Papierkosten hat. Ein weiterer Vorteil ist, dass der QR-Code eine unkomplizierte Kassennachschau ermöglicht, da er bequem ausgelesen werden kann.

Pflicht­angaben auf dem Kassenbon ab 2024

Ab dem 1. Januar 2024 werden sich aufgrund neuer Rechtsbestimmungen Änderungen an den Pflichtangaben auf Kassenbons ergeben. Der Beleg muss dann die Seriennummern des elektronischen Aufzeichnungssystems sowie des Sicherheitsmoduls enthalten. Darüber hinaus muss auch der Prüfwert und der fortlaufende Signaturzähler auf dem Beleg gedruckt werden.

In welcher Form kann der Kassenbon ausgehändigt werden?

Der Kassenzettel kann entweder in Papierform oder digital an den Kunden ausgegeben werden. Für den Fall, dass du als Händler die digitalen Bonpflichten nutzt, müssen alle Daten im digitalen Rechnungsformat gespeichert und jedem Kunden zugestellt werden. Es ist jedoch zu beachten, dass du die Bonpflicht sowohl bei der digitalen als auch bei der Papierform erfüllst.

  • Papierform

    Der klassische, auf Papier gedruckte Kassenzettel ist wohl die bekannteste Art, seine Belege auszuhändigen. Mit dieser Methode gehst du sicher, dass alles Wichtige aufgeführt ist und alle notwendigen Informationen enthalten sind. Ein weiterer Vorteil dieser Variante ist, dass man den Beleg leicht sammeln und archivieren kann. So hast du immer eine Kopie des Kaufs deiner erstandenen Produkte.

  • Elektronischer Beleg

    Diese Option bietet vor allem mehr Komfort als der klassische Weg. Meistens wird dir hierbei ein QR-Code gezeigt, den du mit deinem Smartphone scannen kannst. Anschließend wird dir der elektronische Kassenzettel direkt auf dein Gerät gesendet, oft über spezielle Apps oder E-Mails. Auch hier sind alle notwendigen Informationen enthalten, doch die Speicherung der Daten unterscheidet sich von der traditionellen Variante. Da nur wenig Platz benötigt wird, kannst du über elektronische Belege mehr Geld sparen. Außerdem ersparst du dir die Suche nach Papierbelegen in deinen Taschen oder Schubladen.

Es liegt also an dir, zu entscheiden, welche Form des Kassenzettels am besten zu dir passt. Denke aber immer daran: Der Kassenzettel ist ein wertvolles Dokument und sollte stets gut aufbewahrt und archiviert werden, unabhängig von der Ausgabeform.

FAQ zum Thema Bonpflicht

Was ist die Belegausgabepflicht?

Die Belegausgabepflicht ist eine gesetzliche Regelung, die besagt, dass Unternehmen ihren Kunden einen Beleg für jeden Kauf ausstellen müssen. Dieser Beleg muss bestimmte Angaben enthalten, wie zum Beispiel den Namen und die Anschrift des Unternehmens sowie die Angaben zum Kauf. Die Belegausgabepflicht soll sicherstellen, dass Kunden wissen, was sie kaufen und dass sie im Falle eines Problems mit dem Produkt oder der Dienstleistung einen Ansprechpartner haben.

Ab wann tritt die Bonpflicht in Kraft?

Die Bonpflicht ist eine gesetzliche Regelung, die ab dem 1. Januar 2020 in Kraft tritt. Sie besagt, dass jedes Unternehmen, das Waren oder Dienstleistungen anbietet, einen finanziellen Beleg (Bon) ausstellen muss. Dieser Beleg muss den Namen und die Anschrift des Unternehmens sowie die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer enthalten.

In welcher Form muss der Kassenbon ausgehändigt werden?

Der Kassenbon muss in der Regel in Papierform ausgehändigt werden. Dies ist jedoch nicht immer der Fall, da einige Unternehmen elektronische Kassenbons anbieten. Wenn Sie einen elektronischen Kassenbon erhalten möchten, sollten Sie dies beim Kauf angeben. Andernfalls wird Ihnen der Kassenbon in Papierform ausgehändigt.

Welche Folgen hat ein Verstoß gegen die Bonpflicht?

Verstöße gegen die Bonpflicht können schwerwiegende Folgen haben. Zum einen können Sie dafür strafrechtlich verfolgt werden. Zum anderen kann es zu hohen Geldstrafen führen, wenn Sie beispielsweise keine Quittung ausstellen oder falsche Angaben machen. Auch Ihr Ruf und Ihr Geschäft können darunter leiden, wenn Sie wegen Verstößen gegen die Bonpflicht in die Schlagzeilen geraten. Daher ist es wichtig, sich immer an die Regeln zu halten und sicherzustellen, dass Sie alles richtig machen.

Kassenprüfer führen deshalb Testkäufe durch. Wenn infolge der Prüfungen kein Beleg ausgestellt wurde und es weitere Beanstandungen gibt, können weitere Überprüfungen angestellt werden, bei der Schätzung des Umsatzes können in schlimmsten Fällen nennenswerte Steuern nachgezahlt werden.