Registrierkassenpflicht: Was Händler wissen sollen

Die Registrierkasse ist der Klassiker. Sie ist äußerst einfach und simpel aufgebaut und macht genau das, was man von Ihr erwartet. Nicht mehr und nicht weniger. Sie ist robust und zuverlässig, kann Sie aber nicht so gut bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützen wie ein modernes Kassensystem. Denn dieses kann Ihnen Aufgaben durch Automatisierung abnehmen und andere Aufgaben wesentlich vereinfachen. Aber vielleicht bevorzugen Sie es auch, mit einem einfachen Gerät zu arbeiten. Am Ende müssen Sie sich selbst entscheiden, welches System Sie bevorzugen. Damit Sie eine fundierte Entscheidung treffen können, erklären wir Ihnen in diesem Artikel alles, was Sie über die beiden Systeme und ihre Unterschiede wissen müssen und wie die Registrierkassenpflicht aussieht.

Die Geschichte der Registrierkasse

Die Registrierkasse ist altbewährt. 1879 wurde in Ohio das Patent dafür eingetragen und danach trat sie den Siegeszug um den gesamten Erdball an. Dabei wollte der Erfinder, James Ritty, nur seine Angestellten davon abhalten bei ihm zu stehlen. Dazu verband er die Geldschublade mit einer Glocke, die immer dann ein Geräusch machte, wenn die Kasse geöffnet wurde. So sollte es nicht mehr möglich sein, unbemerkt in die Kasse zu greifen und den Ladenbesitzer zu bestehlen.

Offenbar hat es wunderbar funktioniert, denn später setzte man solche Kassen überall auf der Welt ein und es wurde somit zum Standard für Kassensysteme. Erst durch die Digitalisierung boten sich neue Möglichkeiten, die Kassensysteme weiterzuentwickeln und so kann man sich heute auch für ein modernes Kassensystem entscheiden, das einen bei der täglichen Arbeit unterstützt.

Unterschiede zwischen Kassensystemen und Registrierkasse

Die Unterschiede sind eigentlich sehr simpel. Eine Registrierkasse kann kassieren und Belege ausdrucken, wohingegen ein Kassensystem wesentlich mehr kann. Ein Kassensystem kann zum Beispiel mit anderen Systemen Daten austauschen und es können weitere Funktionen eingebunden werden. Erst damit kann Ihnen ein modernes Kassensystem wirklich effektiv helfen.

Im Gegensatz zu einem modernen Kassensystem besitzt eine Registrierkasse diese Möglichkeit nicht, bietet dafür aber einen äußerst stabilen und ausfallsicheren Service. Mit anderen Worten, eine Registrierkasse wird erst dann ausfallen, wenn es einen wirklich großen Schaden an der Kasse gibt. Da eine Registrierkasse fast ausschließlich aus mechanischen und elektronischen Teilen besteht und diese schon lange erprobt sind, fallen diese Kassen fast nie aus. Das ist wahrscheinlich der größte Vorteil einer einfachen Registrierkasse.

Gibt es eine Registrierkassenpflicht in Deutschland?

Ja und Nein, bei kleinen Unternehmen sind Sie nicht verpflichtet eine Registrierkasse zu benutzen und können Ihre täglichen Einnahmen so verstauen, wie Sie das als richtig empfinden. Wenn Ihr Unternehmen allerdings einen größeren Jahresnettoumsatz als 15.000 EUR aufweist, vom mehr als die Hälfte auf Bargeld zurückgeht, müssen Sie eine elektronische Registrierkasse verwenden.

Eine elektronische Registrierkasse muss zudem mit technischen Sicherheitseinrichtungen nachgerüstet werden. Die am 1. Januar 2020 in Kraft getretene Kassensicherheitsverordnung schreibt vor, dass Transaktionen abgespeichert werden müssen und dass es keine Möglichkeit geben darf, diese zu manipulieren. Jede elektronische Registrierkasse muss über eine solche Einrichtung verfügen.

Wird es eine Kassensystempflicht geben?

Ja, so eine Pflicht wird es in Zukunft geben. Wenn Ihr Unternehmen eine elektronische Registrierkasse benutzen muss, da Sie die vorgeschriebenen Umsätze übersteigen, müssen Sie spätestens seit Januar 2023 ein modernes Kassensystem einsetzen. Diese Übergangsfrist gilt aber nur für Sie, wenn sich Ihr aktuelles System mit einer technischen Sicherheitseinrichtung nachrüsten können.

Wenn Sie das nicht machen können, müssen Sie direkt ein neues Kassensystem erwerben, das über eine technische Sicherheitseinrichtung aufweist. Aber so oder so müssen Sie, sobald Sie eine elektronische Registrierkasse einsetzen müssen, 2023 auf ein neues System wechseln. Ansonsten drohen Ihnen empfindliche Strafen. Riskieren Sie das nicht und entscheiden Sie sich aus diesem Grund frühzeitig für ein neues System.

Die Funktionen von modernen Kassensystemen

Kassensysteme warten mit einer Vielzahl verschiedener Systeme auf, die Sie in Ihrem Unternehmen bei Ihren täglichen Aufgaben unterstützen können. Dabei gibt es für jede Branche ganz eigene Funktionen, die genau auf die Anforderungen und Bedürfnisse in den jeweiligen Branchen abgestimmt sind. So kann man in der Gastronomie Bestellungen und Reservierungen verwalten, in einem Beauty- oder Friseur-Salon kann man Termine und Trinkgelder speichern.

In einem Kiosk oder dem Einzelhandel kann man die Warenwirtschaft automatisieren und hat so immer einen aktuellen Überblick über den Warenbestand. Außerdem können Sie in jeder Branche davon profitieren, Ihre Buchhaltung mit dem Kassensystem zu verbinden. So können Sie Zeit sparen, indem Sie Daten mit nur einem Klick an Finanzdienstleister und das Finanzamt weiterleiten.

Für wen eignet sich eine Registrierkasse?

Eine einfache Registrierkasse eignet sich besonders für Kunden, die kein Interesse an ausgefallenen Funktionen haben und stattdessen ein robustes und einfaches System bevorzugen. Auch bei kleinen Betrieben, die nicht viele Kunden am Tag bedienen müssen und deren Buchhaltung und Warenwirtschaft sehr übersichtlich sind, reicht eine so einfache Kasse aus, um allen Aufgaben gerecht zu werden.

In einem solchen Betrieb wären die Vorzüge, von denen größere Unternehmen mit komplexeren Aufgaben und Abläufen profitieren, vielleicht sogar ein Hindernis, weil es das ganze System unübersichtlicher macht als es sein müsste. Damit würde das Kassensystem Sie in Ihrer täglichen Arbeit behindern und Zeit kosten, die Sie an anderer Stelle besser einsetzen könnten.

Für wen eignet sich ein Kassensystem?

Ein modernes Kassensystem ist besonders dann sinnvoll, wenn Ihr Unternehmen viele komplexe Aufgaben und Abläufe bearbeiten muss. Wir haben schon einige der verschiedenen Funktionen angeschnitten, welche die Kassensysteme aufweisen. In der Gastronomie ist ein modernes Kassensystem zum Beispiel sinnvoll, da Sie ganz einfach Reservierungen im Blick behalten und Bestellungen direkt an die Küche senden können.

Jedes Unternehmen, die mit sehr vielen Waren umgehen, können Sie durch das Verbinden des Kassensystems mit der Warenwirtschaft immer einen aktuellen Überblick erhalten. In einem Kosmetikstudio können Sie die Funktionen nutzen, um die Bindung zu Ihren Kunden zu stärken und auszubauen. Wenn Sie von diesen und anderen Funktionen profitieren wollen, ist ein modernes Kassensystem genau das Richtige für Sie.

Offenes System vs. geschlossenes System

Ein offenes System ist eines, das Sie aus mehreren Komponenten von verschiedenen Anbietern zusammenstellen. Die Vorteile eines solchen Systems sind, dass Sie sehr flexibel und unabhängig sind. So sind Sie nicht auf einen bestimmten Anbieter beschränkt und können sich bei der Wahl der einzelnen Geräte frei entscheiden. Ein Nachteil dahingegen ist allerdings, dass diese Systeme fehleranfälliger sind und Ausfälle vorkommen können.

Ein geschlossenes beschreibt ein System bei Hard- und Software aufeinander abgestimmt sind. Die Vorteile bei diesem System liegen auf der Hand. Durch die Abstimmung der Hardware und der Software entsteht ein besonders ausfallsicheres System, das Sie nicht im Stich lässt. Der Nachteil ist allerdings, dass Sie alles bei einem Anbieter erwerben müssen und somit keine vollkommene Freiheit genießen.

Elektronische Registrierkassen vs. offene Ladenkassen

Wenn du dich für eine elektronische Registrierkasse entscheidest, kannst du von vielen Vorteilen profitieren. Zunächst einmal sind die Kassen in der Regel leistungsstärker als offene Ladenkassen und bieten eine breitere Auswahl an Funktionen. Dazu gehören praktische Funktionen wie das Erfassen verschiedener Warenbewegungen und der automatische Verbrauchsteuerabzug.

Ebenso bietet eine elektronische Registrierkasse auch umfangreiche Berichtsfunktionen, mit denen du Leistungs- und Umsatzstatistiken erstellen kannst. So kannst du etwa die Anzahl der verkauften Artikel, den Umsatz pro Kunde oder den Umsatz pro Artikel herausfinden. Weiterhin kannst du auch Echtzeitberichte über deinen Gesamtumsatz erhalten, sodass du deine finanziellen Ergebnisse jederzeit im Griff hast.

Außerdem ermöglicht dir eine elektronische Registrierkasse, angeschlossene Geräte wie Scanner oder Kartenterminals anzuschließen, um Zahlungsabwicklung und Steuerabzug zu vereinfachen. Mit dieser Technologie kannst du dein Kassensystem schneller und effizienter machen, was letztendlich dazu beitragen kann, deinen Umsatz zu steigern.

FAQ zum Thema Registrier­kassenpflicht?

Gibt es in Deutschland Branchen mit einer Registrier­kassenpflicht?

Kurz gesagt: Nein. In Deutschland müssen Unternehmen nach wie vor nicht zwingend eine Registrierkasse verwenden, unabhängig von der Branche. Anders ist dies in Österreich: Dort müssen alle Branchen eine Registrierkasse benutzen, sofern sie nicht unter die “Kalte-Hände-Regelung” fallen.

Die “Kalte-Hände-Regelung” ist eine spezielle Ausnahmeregelung, die ausschließlich in Österreich gilt. Diese besagt, dass Unternehmen, deren Umsatz netto jährlich bis zu einer Obergrenze von 30.000 Euro liegt, für die Registrierkassenpflicht von der Pflicht befreit sind. Dies gilt nur für Unternehmen, die im Außenbereich, auf öffentlichen Wegen, Straßen oder an öffentlichen Orten ohne feste und umschlossene Räumlichkeiten tätig sind. Unternehmen, deren Umsatz 15.000 Euro netto bzw. Barumsätze von mehr als 7.500 Euro pro Jahr überschreiten, müssen die täglichen Barumsätze und Barausgänge mit einer Registrierkasse dokumentieren.

Wer ist von der Registrierkassenpflicht befreit?

Kurz gesagt: Nein. In Deutschland müssen Unternehmen nach wie vor nicht zwingend eine Registrierkasse verwenden, unabhängig von der Branche. Anders ist dies in Österreich: Dort müssen alle Branchen eine Registrierkasse benutzen, sofern sie nicht unter die “Kalte-Hände-Regelung” fallen.

Die “Kalte-Hände-Regelung” ist eine spezielle Ausnahmeregelung, die ausschließlich in Österreich gilt. Diese besagt, dass Unternehmen, deren Umsatz netto jährlich bis zu einer Obergrenze von 30.000 Euro liegt, für die Registrierkassenpflicht von der Pflicht befreit sind. Dies gilt nur für Unternehmen, die im Außenbereich, auf öffentlichen Wegen, Straßen oder an öffentlichen Orten ohne feste und umschlossene Räumlichkeiten tätig sind. Unternehmen, deren Umsatz 15.000 Euro netto bzw. Barumsätze von mehr als 7.500 Euro pro Jahr überschreiten, müssen die täglichen Barumsätze und Barausgänge mit einer Registrierkasse dokumentieren.

Wer ist von der Registrier­kassenpflicht betroffen?

In Deutschland ist es nicht unbedingt erforderlich, eine Registrierkasse zu verwenden. Trotzdem müssen Unternehmen, die sich dazu entschließen, die Richtlinien der Finanzbehörden einhalten.

GoBD

Seit 2017 muss jede Unternehmung, die eine Registrierkasse benutzt, die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff, kurz GoBD genannt, erfüllen. Die meisten Kassensysteme, die jetzt im Handel erhältlich sind, haben die dafür notwendigen Funktionen bereits integriert. Deswegen sollte beim Kauf eines neuen Kassensystems darauf geachtet werden, dass die GoBD-Anforderungen erfüllt sind.

Die Finanz­behörden stellen Unter­nehmen, welche auf eine Registrier­kasse oder ein Kassensystem zurück­greifen, auch ohne einheitliche Registrier­kassenpflicht eine Vielzahl an Anforderungen. Um Ihnen die Orientierung zu erleichtern, haben wir diese Anforderungen zusammengefasst.

Ist die Registrierkasse mit dem Finanzamt verbunden?

Seit dem Jahr 2020 ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass alle Betriebe, die ein elektronisches Kassensystem oder eine Registrierkasse nutzen, dem zuständigen Finanzamt die Verwendung dieser mitteilen müssen. Eine direkte Verbindung mit dem Finanzamt besteht nicht. Alle bereits vorhandenen Kassen müssen bis spätestens zum 31.01.2020 meldepflichtig sein. Den Betrieben muss ein eindeutiges elektronisches Aufzeichnungssystem zugeordnet werden. Sollten Sie sich ab 2020 ein neues Kassensystemanschaffen, müssen Sie dieses innerhalb eines Monats den zuständigen Finanzbehörden melden.