Finanzamt: Was gilt es bei Kassen zu beachten
Ein Finanzamt konformes Kassensystem
Deutschland ist ein Land der Regeln, Gesetze und Verordnungen und so sehr diese uns auch manchmal ärgern, weil sie manches aufwändiger und komplizierter für uns machen, am Ende profitieren wir doch davon. Denn durch all diese Regelungen wissen wir genau, worauf wir achten müssen, welche Regelungen wir beachten müssen und was uns durch das Finanzamt droht, wenn wir sie nicht erfüllen. Dazu kommt, dass wir uns darauf verlassen können, dass alles in einem gewissen Rahmen abläuft und wenn uns jemand übel mitspielen will, wird uns geholfen. Aber damit wir von diesen positiven Aspekten profitieren können, müssen wir sicherstellen, dass alle sich an die Regeln halten. Den Anfang machen wir damit, dass wir selbst uns an die Regeln halten.
Besonders wichtig ist es, dem Gesetzgeber, die Möglichkeit für Steuerhinterziehung und Betrug zu erschweren. Neue Kassensysteme mit einer aufwändigen Programmierung und immer neuen technischen Möglichkeiten bieten immer mehr Möglichkeiten, um solchen Absichten nachzugehen. Aus diesem Grund hat der Gesetzgeber mehrere Verordnungen geschaffen, um genau diese Möglichkeiten zu unterbinden oder zumindest zu erschweren.
Ein modernes Kassensystem muss zu diesem Zweck mehrere verschiedene Eigenschaften aufweisen. So muss es zum Beispiel eine technische Sicherheitseinrichtung im System geben. Was es damit genau auf sich hat und was das bedeutet, erklären wir Ihnen in diesem Artikel. Außerdem werden Sie erfahren, was es mit den Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung der Bücher und Aufzeichnungen in elektronischer Form auf sich hat. Wie Sie sicherstellen, dass Ihr Kassensystem wirklich gesetzeskonform ist und welche Strafen Ihnen drohen, wenn Sie diese Verordnungen nicht befolgen.
Es ist also wichtig, dass auch das Kassensystem, das Sie in Ihrem Unternehmen einsetzen, Finanzamt konform ist und alle Verordnungen erfüllt. In unserem Artikel erklären wir Ihnen, worauf Sie achten müssen und welche Gesetzte Ihr Kassensystem erfüllen muss.
Diese verschiedenen Vorschriften gelten
Es gibt mehrere Vorschriften und mit der technischen Entwicklung und der Erweiterung der Möglichkeiten von modernen Kassensystemen wurden auch diese Vorschriften immer wieder geändert und neu angepasst, damit faire und erfüllbare Bedingungen für alle Unternehmer herrschen. Für Kassensysteme sind dabei vor allem zwei Vorschriften wichtig, die Kassensicherheitsverordnung und die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, auf die wir im Folgenden genauer eingehen werden.
Daneben gibt es aber auch Vorschriften, die ein Kassensystem nur indirekt betreffen, aber genauso relevant sind. Da bei der Abwicklung einer Zahlung über ein Kassensystem zum Beispiel Daten übermittelt werden, muss ein Kassensystem auch die Datenschutzverordnung erfüllen. Außerdem bieten moderne Kassensysteme oft die Möglichkeit, neben Bargeld, EC-Karten- und Kredit-Karten-Zahlungen auch PayPal und andere Zahlungsdienstleister einbinden. Dafür gelten die Vorschriften der PSD2, welche die Abwicklung und Vorgehensweise bei elektronischen Zahlungen im EU-Raum regeln.
Die GoBD
Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form, legen fest, in welcher Form, also in welchem Format die notwendigen Daten gespeichert werden müssen. Damit soll sichergestellt werden, dass man die Daten schnell an das Finanzamt übermitteln kann und dass diese schnell und effektiv mit den Daten arbeiten können.
Denn wenn jedes Unternehmen die Daten in einer festen Struktur übermittelt, gehen im Finanzamt keine Stunden und Tage dabei verloren, diese Daten aufzubereiten und in eine Reinform zu bringen. Sie profitieren dabei davon, dass Ihr Anliegen beim Finanzamt schnell und effizient bearbeitet werden kann und dass Sie keine Wochen und Monate mehr warten müssen, wenn Sie sich an das Finanzamt wenden.
Die Kassensicherheitsverordnung
Die Kassensicherheitsverordnung (KassenSichV), schreibt vor, dass alle Transaktionen im Kassensystem einzeln gesichert und gespeichert werden müssen. Diese soll sicherstellen, dass alle Transaktionen, die über das Kassensystem abgewickelt werden, vom Finanzamt nachvollzogen werden können. Auf diese Weise will der Staat und das Finanzamt Steuerhinterziehung und Betrug vereiteln. Wenn das System alle Transaktionen bereithält und so eine lückenlose Nachverfolgbarkeit der Zahlungen gewährleistet, wird es wesentlich schwieriger, ein solches Verbrechen zu begehen.
Um diese lückenlose Nachverfolgbarkeit zu gewährleisten, muss das Kassensystem über dementsprechende technische Maßnahmen verfügen. Das kann ein Teil des Codes sein, es kann aber auch ein Teil der Hardware sein. Eine solche Maßnahme nennt man technische Sicherheitseinrichtung (TSE) und jedes Kassensystem muss über eine solche verfügen.
Diese Transaktionen und Daten müssen im System gespeichert werden
Der Begriff Transaktion erscheint im ersten Moment etwas abstrakt. Immerhin hat man den ganzen Tag mit zahlenden Kunden zu tun, storniert eine Rechnung oder muss eine Retoure durchführen. Aber daneben gibt es noch andere Dinge, die gespeichert werden müssen, an die man vielleicht nicht sofort denkt. Wir haben eine Liste der Daten und Transaktionen zusammengestellt, die in Ihrem Kassensystem mit TSE gespeichert werden müssen.
- Alle Zahlungen mit allen Zahlungsmöglichkeiten, inklusive der Einzelpositionen zu den jeweiligen Vorgängen
- Stornierungen von Zahlungsvorgängen müssen genauso dokumentiert werden
- Alle Entnahmen und Einlagerungen in und aus dem Kassensystem
- Der Z-Bon und eine Auswertung des Tagesabschlusses
- Die Stammdaten Ihres Unternehmens
- Bedienungs- und Programmieranleitung der Hard- und Software
- Jede Änderung am System muss dokumentiert werden und ein Protokoll zur Einrichtung des Systems
Die E-131-Bescheinigung
Wenn Sie diese Vorgaben selbst überprüfen müssten, wäre es eine heillose Überforderung für Sie. Sie müssten auf sehr viel achten und das Kassensystem bis hin zum kleinsten Detail überprüfen. Aber Sie können sich dabei auf die Angaben der Anbieter verlassen. Diese sind für die Entwicklung und damit auch für die Erfüllung der Vorgaben verantwortlich. Wenn Sie aber trotzdem nicht sicher sind, ob das Kassensystem, das Sie sich gerade ansehen, wirklich ein Finanzamt konformes Kassensystem ist, scheuen Sie sich nicht, den Anbieter nach einer E-131-Bescheinigung zu fragen. Mit dieser bestätigen die Hersteller des Kassensystems, dass es alle Gesetze und Verordnungen erfüllt.
Diese Strafen drohen
Wo es Gesetze und Verordnungen gibt, da gibt es auch Strafen und Sanktionen, um das Nichtbefolgen zu bestrafen. Dabei können diese Strafen sogar äußerst empfindlich sein und bei kleinen Unternehmen einen nicht unerheblichen Teil des Jahresumsatzes ausmachen. Die Strafen können eine gesamte Höhe von 25.000 Euro erreichen.
Selbst bei großen Unternehmen wäre eine solche Strafe, wegen einer vergleichsweise einfach zu erfüllenden Vorgabe, eine empfindliche Strafe. Vielleicht fragen Sie sich aber, wie das Finanzamt oder jemand anders jemals erfahren kann, ob Sie wirklich ein Finanzamt konformes Kassensystem einsetzen. Aus diesem Grund kann es zu unangemeldeten Überprüfungen kommen, bei denen genau überprüft wird, ob Ihr Kassensystem alle Vorgaben erfüllt.
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Die Kassenschau vom Finanzamt
Unerwartete Besuche können zu schönen Überraschungen führen, aber sie können auch eine peinliche Situation hervorrufen. Leider hat das Finanzamt jetzt ein weiteres Prüfinstrument eingeführt, neben der bereits existierenden Lohn- und Umsatzsteuerprüfung: die Kassennachschau. Nachfolgend betrachten wir die neue Regelung hinsichtlich der Kassennachschau aus praktischer Sicht.
Woran erkenne ich den Prüfer vom Finanzamt?
Es ist ein Amtsträger, der für die Prüfung der Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben sowie des ordnungsgemäßen Einsatzes der Kassen im Geschäftsbetrieb befugt ist, laut § 146b Abs. 1 S. 1 und S. 2 AO eine Kassen-Nachschau durchzuführen. Dabei ist es auslegungswürdig, was unter dem Begriff der „Betrautheit“ zu verstehen ist.
Nach § 27b UStG ist es allen Amtsträgern, die mit der Umsatzsteuer-Festsetzung sowie der Erhebung betraut sind, erlaubt, eine Umsatzsteuernachschau durchzuführen. Daher stellt sich die Frage, wer dazu autorisiert ist, eine Kassennachschau vorzunehmen, nämlich der Bearbeiter der Veranlagung oder der zuständige Betriebsprüfer? Ein weiterer Aspekt ist, dass der Amtsträger nach Ansicht der Literatur nicht nur seinen Dienstausweis vorzeigen muss, sondern auch ein Dokument vorlegen sollte, das seine Berechtigung zur Nachschau ausdrücklich belegt.
Was müssen Sie bereithalten?
Zuerst muss der Steuerzahler die Prüfung des Steuerpflichtigen durch den Prüfer auf den Grundstücken und Räumen erlauben. Dem Prüfer muss auch Zugang zu den Aufzeichnungen auf dem Kassensystem gewährt werden, damit er die Daten auswerten kann.
Für ein elektronisches Kassensystem, das Aufzeichnungen in digitaler Form speichert, kann der Prüfer diese einsehen, eine Übermittlung der Daten in digitaler Form anfordern oder sie auf einem maschinell auswertbaren Datenträger verlangen. Bei einer offenen Ladenkasse kann der Prüfer einen Kassensturz verlangen und Aufzeichnungen der vorangegangenen Tage einsehen.
Falls die Kassendaten nicht lokal aufbewahrt werden, ist zu klären, wo sie gespeichert sind. Stehen Sie bei einem Buchführungsbüro, das nur Verwaltungs- und Buchhaltungsleistungen für den Prüfer erbringt, muss der Dienstleister dem Prüfer Zugang zu diesen Daten gewähren und sie auf Anforderung übertragen oder zur Verfügung stellen, selbst unangekündigt. Anders sieht es jedoch aus, wenn die Daten bei einem Steuerberater aufbewahrt werden, hier muss der Prüfer den Dienstleister mit einer angemessenen Vorlaufzeit (etwa 1–2 Wochen) informieren. Außerdem wird verlangt, dass der Prüfer die Organisationsunterlagen zum Kassensystem (z. B. Bedienungsanleitungen oder Programmieranweisungen) vorlegt, um eine eingehende Systemprüfung zu ermöglichen.
Verweigerung der Kassennachschau möglich?
Grundsätzlich kann der Steuerpflichtige das Eindringen in seine Räume und somit die Kassennachschau ablehnen. Laut gegenwärtiger Auffassung besteht nicht die Möglichkeit, Zwangsmittel (Zwangsgeld, direkter Zwang) zu verwenden. Diese können nur im Rahmen der Durchsetzung von Verwaltungsakten eingesetzt werden, das Betreten zur Kassennachschau stellt jedoch nur einen tatsächlichen Verwaltungsakt dar. Allerdings kann die Verweigerung den Prüfer dazu befähigen, direkt zu einer Außenprüfung überzugehen, die wahrscheinlich nicht unter den besten Umständen beginnen wird.
Diese Sanktionen kann das Finanzamt festlegen
Künftig werden in § 379 Abs. 1 AO spezifische Bußgelder für nichtordnungsgemäße Kassenverfahren verhängt, die sich insbesondere auf die Unmöglichkeit zur Einzelaufzeichnung, die mangelnde vollständige, richtige, zeitgerechte und ordnungsgemäße Aufzeichnung der Geschäftsvorfälle und/oder den Nichtschutz der gespeicherten Daten beziehen. Diese neuen Bestimmungen treten ab 2020 in Kraft und können eine Geldbuße von bis zu 25.000 € nach sich ziehen.
Übergang zu einer Betriebsprüfung
Sollten dem Prüfer bei einer Kassennachschau Unregelmäßigkeiten auffallen, kann er unmittelbar eine ordentliche Betriebsprüfung starten, ohne zuvor eine Prüfungsanordnung zu erteilen oder eine Frist zu setzen. Diese Prüfung erstreckt sich auf alle geschäftlichen Dokumente, elektronischen Daten und Steuerarten. Der Prüfer muss allerdings eine schriftliche Mitteilung über den Übergang zur regulären Betriebsprüfung versenden.
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FAQ zum Thema Finanzamt und Kassen
Definitiv nicht. Nach einer Kassennachschau hat das Finanzamt weder das Recht Steuern zu berechnen, noch zu erheben. Falls eine Person behauptet, ein Prüfer zu sein und dies fordert, ist es offensichtlich, dass es sich um einen Betrüger handelt, der versucht, jemanden zu betrügen.
Falls der Prüfer zu der Schlussfolgerung kommt, dass die Kasse meiner Firma nicht gut geführt wird, hat er das Recht, eine vorher angekündigte Betriebsprüfung durchzuführen. Im Falle einer fehlenden ordnungsgemäßen Kasse kann es zu Geldstrafen bis zu 25.000€ kommen. Zudem können Anklagen wegen Steuerhinterziehung und nicht eingehaltener Einzelaufzeichnungspflicht vorgebracht werden.
Es ist wichtig zu verstehen, dass eine Betriebsprüfung nicht nur Konsequenzen für dein Unternehmen haben kann, sondern auch für dich als Inhaber. Diese Konsequenzen hängen davon ab, ob du alle gesetzlichen Anforderungen erfüllst. Wenn du diese nicht erfüllst, können die Folgen schwerwiegend sein.
In den meisten Fällen wird der Prüfer alle Unregelmäßigkeiten aufschreiben und dir mitteilen, welche Änderungen du vornehmen musst. Zudem kann es bei schwerwiegenderen Verstößen zu empfindlichen finanziellen Bußgeldern oder sogar zu strafrechtlichen Ermittlungen kommen. Daher ist es wichtig, dass du bei einer Betriebsprüfung unbedingt kooperativ bist und den Anweisungen des Prüfers folgst.
Es ist jedoch auch möglich, dass am Ende der Prüfung alles in Ordnung ist und keine weiteren Schritte notwendig sind. Sollte dies der Fall sein, wird der Prüfer dir ein positives Ergebnis bestätigen und die Prüfung abschließen.
Bei der Ankunft des Betriebsprüfers schnürt es jedem Unternehmer die Kehle zu. Was ist zu tun und was darf der Prüfer eigentlich? Welche Pflichten der beteiligten Parteien bestehen und welche Rechte kann der Prüfer nicht geltend machen?
Wer muss für eine Betriebsprüfung in Betracht gezogen werden? Man könnte meinen, dass nur Unternehmen betroffen sind, aber auch sogenannte Einkommensmillionäre sind hier von betroffen. Es ist jedoch wichtig zu wissen, dass Betriebsprüfung nicht die korrekte Bezeichnung ist. Tatsächlich heißt es in der Amtssprache Außenprüfung.
Sollten Sie eine Prüfungsanordnung erhalten, sollten Sie diese genauestens prüfen. Sollten Sie mit dem Anordnungsinhalt nicht einverstanden sein, können Sie Einspruch einlegen. Das Finanzamt wird die Prüfungsdokumentation dann erneut überprüfen. Einfach nur Einspruch zu erheben, ohne eine plausible Begründung, reicht allerdings nicht aus. Grundsätzlich wird es schwierig sein, eine plausible Begründung zu liefern, weswegen die Prüfung nicht stattfinden darf. Daher sind Begründungen wie „Es ist unfair, mich zu prüfen“ oder „Ich habe keine Zeit dafür“ unzureichend.
Sollten Fehler in der Prüfungsanordnung enthalten sein, ist dies ein Grund, Einspruch gegen sie einzulegen. Das Finanzamt wird dann eventuell eine neue Prüfungsanordnung erlassen. Um Einspruch gegen eine Prüfungsanordnung zu erheben, ist es außerdem notwendig, dass Sie eine Aussetzung der Vollziehung (AdV) beantragen. Wird diese nicht beantragt, kann der Betriebsprüfer die Prüfung auch dann durchführen, obwohl Sie Einspruch erhoben haben.