Kassensoftware für Einzelhandel, Gastronomie & Dienstleister: Alle Infos & Kosten

Was ist eine Kassensoftware?

Eine Kassensoftware ist ein Programm, das speziell für den Einsatz an der Kasse entwickelt wurde. Sie dient dazu, den Verkaufsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Eine Kassensoftware bietet Funktionen wie die Erfassung von Artikeln und Preisen, die Erstellung von Rechnungen und Quittungen sowie die Verwaltung von Lagerbeständen.

Für Einzelhändler, Gastronomen und Dienstleister ist eine Kassensoftware unverzichtbar. Sie ermöglicht es, den Überblick über alle Transaktionen zu behalten und somit eine genaue Buchhaltung zu führen. Außerdem können mit einer Kassensoftware auch Kunden- und Mitarbeiterdaten verwaltet werden.

Die Kosten für eine Kassensoftware variieren je nach Anbieter und Umfang der Funktionen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Varianten. Bei einer kostenpflichtigen Kassensoftware fallen in der Regel einmalige Lizenzgebühren sowie monatliche oder jährliche Wartungsgebühren an.

Es lohnt sich jedoch, in eine gute Kassensoftware zu investieren, da sie langfristig Zeit und Geld sparen kann. Eine effiziente Kassensoftware erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern sorgt auch für zufriedene Kunden und einen reibungslosen Ablauf im Geschäft.

Anbietervergleich von Kassensoftware

Was muss eine Kassensoftware können?

Kassensoftware mit Kassenbuch

Mit einer Kassensoftware kannst du nicht nur deine Verkäufe erfassen, sondern auch deine Einnahmen und Ausgaben verwalten. So hast du jederzeit einen genauen Überblick über deine finanzielle Situation und kannst schnell auf Veränderungen reagieren.

Besonders praktisch ist es, wenn die Kassensoftware automatisch eine Buchung im Kassenbuch erstellt, sobald ein Verkauf getätigt wird. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern bei der manuellen Buchführung.

Die Kosten für eine Kassensoftware mit integriertem Kassenbuch variieren je nach Anbieter und Umfang der Funktionen. Es gibt jedoch auch kostenlose Varianten oder günstige Einsteigermodelle, die sich besonders für kleine Unternehmen eignen.

Achte bei der Auswahl einer Kassensoftware mit Kassenbuch darauf, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht. In Deutschland müssen beispielsweise alle elektronischen Aufzeichnungssysteme den Anforderungen der GoBD entsprechen.

Eine gute Kassensoftware mit integriertem Kassenbuch kann dir dabei helfen, Zeit zu sparen und deine Buchhaltung effizienter zu gestalten. Informiere dich am besten ausführlich über die verschiedenen Anbieter und ihre Funktionen, um die passende Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Welche Kassensoftware für welche Branche?

Was kostet Kassensoftware?

Jeder Kassensoftwareanbieter hat seine eigene Preisstrategie, wobei einige ausschließlich Software in Verbindung mit Geräten anbieten. Andere setzen auf Freemium-Modelle, bei denen die Basissoftware kostenfrei ist, jedoch nützliche Erweiterungen kostenpflichtig sind. Manche Programme haben spezifische Systemanforderungen und sind lediglich auf Apple-Hardware zugänglich. Dennoch gibt es zahlreiche Anbieter, die plattformunabhängige Lösungen bereitstellen, die es ermöglichen, bereits erworbene Geräte weiterhin zu verwenden.

Komponente	kleines Unternehmen	mittleres Unternehmen
Kassensoftware	19 – 39 € mtl. Android, IOS	49 – 99 € Windows, Linux, Android, IOS
Cloud-TSE	10 €	10 €
Laufende Kosten	29 – 49 €	59 – 109 €

Bei Abonnement-Modellen entrichtest du kontinuierlich (vorteilhafterweise jährlich oder monatlich) Lizenz- und Serviceentgelte, die an eine Bindung gekoppelt oder ungebunden sein können, pro Endgerät und/oder umsatzbasiert pro Transaktion. Insgesamt liegen diese Ausgaben auf einem vergleichbaren Niveau: Durchschnittliche Standardversionen belaufen sich auf rund 50 Euro pro Monat, wobei es auch kostenfreie oder solche unter 20 Euro gibt. Für jedes zusätzliche Feature fallen bei modularen Lösungen separate Gebühren an. Auf diese Weise kann deine monatliche Investition leicht mehrere hundert Euro erreichen, allerdings kannst du dir gleichzeitig diverse eigenständige Zusatzsysteme und Übertragungsfehler ersparen.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Kassensoftware?

Insgesamt bietet eine Kassensoftware viele Vorteile, jedoch sollten auch mögliche Nachteile berücksichtigt werden, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

FAQ zum Thema Kassensoftware

Ich habe bereits Hardware. Kann ich sie weiter verwenden?

Wenn Deine Hardware noch relativ neu ist und mit der neuen Kassensoftware kompatibel ist, kannst Du sie wahrscheinlich weiterverwenden. In diesem Fall musst Du lediglich sicherstellen, dass die Software mit Deiner Hardware kommunizieren kann.

Allerdings kann es auch sein, dass Deine Hardware veraltet ist oder nicht mit der neuen Kassensoftware kompatibel ist. In diesem Fall musst Du möglicherweise neue Hardware kaufen, um die neue Software nutzen zu können.

Es lohnt sich jedoch in jedem Fall, vor dem Kauf einer neuen Kassensoftware zu prüfen, ob Deine vorhandene Hardware weiterverwendet werden kann. Dies kann Dir Zeit und Geld sparen und vermeidet unnötige Investitionen in neue Hardware.

Für wen gilt die Kassensicherungsverordnung?

Die KassenSichV gilt für alle Unternehmer, die in Deutschland Umsätze aus Gewerbebetrieb versteuern. Das bedeutet, dass diese Verordnung für Unternehmen in allen Branchen gilt, einschließlich Handel, Gastronomie, Dienstleistungserbringern und Freiberuflern. Die KassenSichV gilt auch für Gesellschaften verschiedener Rechtsformen wie GmbHs, UG (haftungsbeschränkt), OHG oder KG.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist für jedes Unternehmen unerlässlich, das sich für die Installation einer Kassensoftware entscheidet, schließlich geht es hier um den Schutz Ihres Unternehmens vor Betrugsfällen und nicht nur um eine reibungslose Abwicklung von Finanztransaktionen. Durch die Wahl der richtigen Kassensoftware kannst du dich also auf die Einhaltung aller Vorschriften verlassen und musst dir keine Sorgen mehr machen.

Kann man TSE Kasse manipulieren?

Die kurze Antwort lautet: Nein. Die meisten modernen Kassensysteme, einschließlich TSE Kassen, sind so konzipiert, dass sie nicht manipuliert werden können. Dies liegt vor allem an der integrierten Sicherheitstechnologie, die einen unerlaubten Zugriff auf die Kasse verhindert. Eine weitere Funktion ist die regelmäßige Überprüfung des Kassensystems durch den Hersteller, um sicherzustellen, dass es nicht gehackt oder verändert wurde.

Auch wenn es technisch möglich ist, eine Kasse zu manipulieren, wird dies in der Regel nicht empfohlen. Es kann zu schwerwiegenden finanziellen und rechtlichen Folgen für jeden Betrieb führen, der versucht, seine Kassensysteme zu manipulieren oder zu hacken. Darüber hinaus ist die Manipulation einer Kasse unter Verwendung von Software oder anderen technischen Geräten illegal und gesetzlich verboten.

Wer braucht keine TSE Kasse?

Wenn Du ein kleines Unternehmen hast und Deine Kassensoftware noch nicht mit einer TSE ausgestattet ist, fragst Du Dich vielleicht, ob Du überhaupt eine brauchst. Die Antwort darauf hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Zunächst einmal solltest Du wissen, dass seit dem 1. Januar 2020 alle elektronischen Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Diese soll Manipulationen an der Kasse verhindern und somit für mehr Steuerehrlichkeit sorgen.

Wenn Du Dir unsicher bist, ob Du eine TSE benötigst oder nicht, solltest Du Dich am besten an einen Experten wenden. Ein Steuerberater oder ein Anbieter von Kassensoftware kann Dir hier weiterhelfen und Dich beraten.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass, auch wenn Du von der TSE-Pflicht befreit bist, es immer ratsam ist, eine Kassensoftware mit TSE zu nutzen. So kannst Du sicherstellen, dass Deine Buchhaltung korrekt läuft und Manipulationen an der Kasse vermieden werden. Außerdem kann es sein, dass die Befreiung von der TSE-Pflicht in Zukunft aufgehoben wird und dann musst Du schnell handeln, um Deine Kassensoftware anzupassen.