Kassensoftware für Einzelhandel, Gastronomie & Dienstleister: Alle Infos & Kosten

Kassensoftware

Was ist eine Kassensoftware?

Eine Kassensoftware ist ein Programm, das speziell für den Einsatz an der Kasse entwickelt wurde. Sie dient dazu, den Verkaufsprozess zu vereinfachen und zu beschleunigen. Eine Kassensoftware bietet Funktionen wie die Erfassung von Artikeln und Preisen, die Erstellung von Rechnungen und Quittungen sowie die Verwaltung von Lagerbeständen.

Für Einzelhändler, Gastronomen und Dienstleister ist eine Kassensoftware unverzichtbar. Sie ermöglicht es, den Überblick über alle Transaktionen zu behalten und somit eine genaue Buchhaltung zu führen. Außerdem können mit einer Kassensoftware auch Kunden- und Mitarbeiterdaten verwaltet werden.

Die Kosten für eine Kassensoftware variieren je nach Anbieter und Umfang der Funktionen. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Varianten. Bei einer kostenpflichtigen Kassensoftware fallen in der Regel einmalige Lizenzgebühren sowie monatliche oder jährliche Wartungsgebühren an.

Es lohnt sich jedoch, in eine gute Kassensoftware zu investieren, da sie langfristig Zeit und Geld sparen kann. Eine effiziente Kassensoftware erleichtert nicht nur den Arbeitsalltag, sondern sorgt auch für zufriedene Kunden und einen reibungslosen Ablauf im Geschäft.

Anbietervergleich von Kassensoftware

Testsieger 2023

Erfahrungen

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Rated 4,9 out of 5
4,9 von 5 Sternen (basierend auf 8 Bewertungen)
Rated 4,6 out of 5
4,6 von 5 Sternen (basierend auf 5 Bewertungen)

Kosten / Gebühren

Ab 39 € monatlich, Zusatzfunktionen sind frei wählbar

Ab 59 € monatlich, inklusive Update-Service

Ab 59 € monatlich, um bis zu 8 Module erweiterbar


Branchen

Einzelhandel, Cafès, Dienstleistungen, Kiosk, Gastronomie

Bäckereien, Bistros, Blumenläden, Drogerien und Parfümerien, Einzel- und Lebensmittelhandel

Einzelhandel, Fachhandel, Dienstleister, Franchise

KassenSichV konform

Warenwirtschaft / Filialverwaltung

Ticketing

Onlineshop Schnittst.

Hardware / Software

Hard-, und Software erhältlich. Zudem gibt es All-in-One Geräte und Zubehör

Rundum-sorglos-Paket mit HW, SW, Service und vor Ort Installation

Softwaremiete monatlich kündbar, Hardware unabhängige Software

Was muss eine Kassensoftware können?

  • Schnelles Bestellen und schnelles Kassieren

    Zeitgemäße und für dein Unternehmen passende POS-Software sollte im täglichen Betrieb vorrangig eines leisten: effektive Prozesse fördern, sprich rasche Buchungen oder Aufträge und flottes Abkassieren ermöglichen. Dabei müssen deine Mitarbeiter keine Preise eingeben, herumlaufen oder im Kopf rechnen. Die Software bietet geringe Ladezeiten und klar strukturierte Layouts für benutzerfreundliche Touchscreens. Sämtliche erforderlichen Funktionen sind unmittelbar verfügbar und für jede gewünschte Zahlungsmethode einsatzbereit.

  • TSE, GoBD, Betriebsprüfung

    Als Inhaber bist du dafür verantwortlich, sämtliche aktuellen gesetzlichen Vorgaben im Bereich der Digitalisierung einzuhalten. Es ist daher unerlässlich, dass du auf absolute Fiskal-Konformität und die Aktualisierung deiner Software achtest: Verlasse dich auf die Garantie des Herstellers. Deine Kassensoftware muss die neuesten Anforderungen der KassenSichV erfüllen und die entsprechende zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) deines Kassensystems unterstützen. Eine cloudbasierte TSE ist grundsätzlich erlaubt, muss jedoch über ein gültiges Zertifikat verfügen. Nur eine auf dem neuesten Stand gehaltene Software entspricht den Buchführungsgrundsätzen gemäß GoBD, da die GDPdU-Konformität nicht mehr aktuell ist. Funktionen wie Z-Bons (tägliche Kassenabschlussberichte), Kassensturz und ähnliches sollten innerhalb kürzester Zeit und im Idealfall per Knopfdruck erledigt sein. Somit wird auch eine Betriebsprüfung oder Kassennachschau durch das Finanzamt stressfrei ablaufen.

  • Statistiken, Controlling, Kosten

    Durch die Analyse von Warenströmen, Umsatzzahlen, Auslastungen und Top-&Flop-Produkten erhältst du als Unternehmer jederzeit einen umfassenden Einblick in die Performance deines Unternehmens. Diese Informationen sind mit einem separaten Zugang für den Chef jederzeit abrufbar und zeigen sowohl Optimierungsbedarf als auch Potenziale auf. Durch gezieltes Kostenmanagement und strategische Unternehmensplanung lassen sich diese Erkenntnisse als Hebel nutzen. Besonders in einem florierenden und komplexen Geschäftsumfeld profitierst du von diesen Controlling-Möglichkeiten.

  • Sicherheit

    Es ist unerlässlich, dass du deine Zahlungsinformationen und das Finanzjournal für mindestens ein Jahrzehnt sicher verwahrst und griffbereit hältst. Wenn du dich für ein lokales System entscheidest, benötigst du eine verlässliche und möglicherweise umfassende Speicherlösung (Server), finanzielle Ressourcen, ausreichend Platz sowie geeignete Backup-Strategien. Im Vergleich dazu bieten Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) über das Internet und Cloud-Speicher einige Vorzüge, jedoch sind sie hinsichtlich des Vertrauens in die Sicherheit nicht für jeden geeignet. Stelle sicher, dass du neben einer hochwertigen Internetverbindung auch prüfst, ob dein Anbieter eine verschlüsselte Datenübertragung mittels SSL (heutzutage eigentlich TSL), eine durchgängige und langfristige Serververfügbarkeit, einen sicheren Standort im Inland, regelmäßige Datensicherungen, strikte Zugriffskontrollen und insgesamt hohe Sicherheitsmaßstäbe gewährleistet.

  • Support

    Hochwertige Anbieter bieten Ihnen bei Bedarf eine Einrichtungsunterstützung an: online, telefonisch oder persönlich. Sollten während des laufenden Betriebs dennoch Fragen oder Probleme auftreten, benötigen Sie die Sicherheit einer umgehenden und kompetenten Hilfe. Idealerweise kostenlos, über verschiedene Kommunikationswege und stets verfügbar.

Kassensoftware mit Kassenbuch

Mit einer Kassensoftware kannst du nicht nur deine Verkäufe erfassen, sondern auch deine Einnahmen und Ausgaben verwalten. So hast du jederzeit einen genauen Überblick über deine finanzielle Situation und kannst schnell auf Veränderungen reagieren.

Besonders praktisch ist es, wenn die Kassensoftware automatisch eine Buchung im Kassenbuch erstellt, sobald ein Verkauf getätigt wird. Das spart Zeit und minimiert das Risiko von Fehlern bei der manuellen Buchführung.

Die Kosten für eine Kassensoftware mit integriertem Kassenbuch variieren je nach Anbieter und Umfang der Funktionen. Es gibt jedoch auch kostenlose Varianten oder günstige Einsteigermodelle, die sich besonders für kleine Unternehmen eignen.

Achte bei der Auswahl einer Kassensoftware mit Kassenbuch darauf, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entspricht. In Deutschland müssen beispielsweise alle elektronischen Aufzeichnungssysteme den Anforderungen der GoBD entsprechen.

Eine gute Kassensoftware mit integriertem Kassenbuch kann dir dabei helfen, Zeit zu sparen und deine Buchhaltung effizienter zu gestalten. Informiere dich am besten ausführlich über die verschiedenen Anbieter und ihre Funktionen, um die passende Lösung für dein Unternehmen zu finden.

Welche Kassensoftware für welche Branche?

Kassensystem Gastronomie

Kassensystem mieten

Mit diesen Kassensystemen kannst du deine Gastronomie auf die nächste Stufe heben.

Gastronomie

Kassensystem Einzelhandel

Kassensystem kaufen

Vielleicht das beste Kassensystem, das der Einzelhandel je gesehen hat.

Einzelhandel

Kassensystem Dienstleistung

Kassensystem leasen

Mit dem richtigen Kassensystem: Mehr Kunden, mehr Umsatz bei jeder Dienstleistung.

Dienstleistung

Was kostet Kassensoftware?

Jeder Kassensoftwareanbieter hat seine eigene Preisstrategie, wobei einige ausschließlich Software in Verbindung mit Geräten anbieten. Andere setzen auf Freemium-Modelle, bei denen die Basissoftware kostenfrei ist, jedoch nützliche Erweiterungen kostenpflichtig sind. Manche Programme haben spezifische Systemanforderungen und sind lediglich auf Apple-Hardware zugänglich. Dennoch gibt es zahlreiche Anbieter, die plattformunabhängige Lösungen bereitstellen, die es ermöglichen, bereits erworbene Geräte weiterhin zu verwenden.

Komponentekleines Unternehmenmittleres Unternehmen
Kassensoftware19 – 39 € mtl. Android, IOS49 – 99 € Windows, Linux, Android, IOS
Cloud-TSE10 €10 €
Laufende Kosten29 – 49 €59 – 109 €
kleines Unternehmen bis 2.000 € mtl. Umsatz / mittleres Unternehmen ab 2.000 € mtl. Umsatz

Bei Abonnement-Modellen entrichtest du kontinuierlich (vorteilhafterweise jährlich oder monatlich) Lizenz- und Serviceentgelte, die an eine Bindung gekoppelt oder ungebunden sein können, pro Endgerät und/oder umsatzbasiert pro Transaktion. Insgesamt liegen diese Ausgaben auf einem vergleichbaren Niveau: Durchschnittliche Standardversionen belaufen sich auf rund 50 Euro pro Monat, wobei es auch kostenfreie oder solche unter 20 Euro gibt. Für jedes zusätzliche Feature fallen bei modularen Lösungen separate Gebühren an. Auf diese Weise kann deine monatliche Investition leicht mehrere hundert Euro erreichen, allerdings kannst du dir gleichzeitig diverse eigenständige Zusatzsysteme und Übertragungsfehler ersparen.

Was sind die Vor- und Nachteile einer Kassensoftware?

Vorteile

  • Effizienzsteigerung: Eine Kassensoftware automatisiert viele Prozesse, wie beispielsweise das Erfassen von Verkäufen oder die Bestandsverwaltung. Dadurch wird der Arbeitsaufwand reduziert und Zeit gespart.
  • Fehlerreduktion: Durch die Automatisierung werden auch menschliche Fehler minimiert, da die Software beispielsweise Verkäufe korrekt erfasst und berechnet.
  • Transparenz: Eine Kassensoftware ermöglicht eine bessere Übersicht über den aktuellen Bestand sowie die Umsätze. Dadurch können Entscheidungen schneller getroffen werden.
  • Kundendatenmanagement: Viele Kassensoftware bieten auch Funktionen zur Verwaltung von Kundendaten an. Dadurch kann man gezieltere Marketingaktionen durchführen und Kundenbindung stärken.

Nachteile

  • Kosten: Die Anschaffung einer Kassensoftware kann mit hohen Kosten verbunden sein, insbesondere wenn zusätzliche Hardware benötigt wird.
  • Schulungsaufwand: Mitarbeiter müssen in der Regel geschult werden, um die Software effektiv nutzen zu können. Dies kann zusätzlichen Aufwand bedeuten.
  • Abhängigkeit von Technik: Eine Kassensoftware ist auf Technik angewiesen und kann bei Ausfällen oder Störungen zu Problemen führen.
  • Datenschutz: Bei der Verwendung einer Kassensoftware müssen auch Datenschutzrichtlinien beachtet werden, um sensible Kundendaten zu schützen.

Insgesamt bietet eine Kassensoftware viele Vorteile, jedoch sollten auch mögliche Nachteile berücksichtigt werden, um eine fundierte Entscheidung zu treffen.

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Anbietervergleich

FAQ zum Thema Kassensoftware

Ich habe bereits Hardware. Kann ich sie weiter verwenden?

Wenn Deine Hardware noch relativ neu ist und mit der neuen Kassensoftware kompatibel ist, kannst Du sie wahrscheinlich weiterverwenden. In diesem Fall musst Du lediglich sicherstellen, dass die Software mit Deiner Hardware kommunizieren kann.

Allerdings kann es auch sein, dass Deine Hardware veraltet ist oder nicht mit der neuen Kassensoftware kompatibel ist. In diesem Fall musst Du möglicherweise neue Hardware kaufen, um die neue Software nutzen zu können.

Es lohnt sich jedoch in jedem Fall, vor dem Kauf einer neuen Kassensoftware zu prüfen, ob Deine vorhandene Hardware weiterverwendet werden kann. Dies kann Dir Zeit und Geld sparen und vermeidet unnötige Investitionen in neue Hardware.

Für wen gilt die Kassensicherungsverordnung?

Die KassenSichV gilt für alle Unternehmer, die in Deutschland Umsätze aus Gewerbebetrieb versteuern. Das bedeutet, dass diese Verordnung für Unternehmen in allen Branchen gilt, einschließlich Handel, Gastronomie, Dienstleistungserbringern und Freiberuflern. Die KassenSichV gilt auch für Gesellschaften verschiedener Rechtsformen wie GmbHs, UG (haftungsbeschränkt), OHG oder KG.

Die Einhaltung dieser Vorschriften ist für jedes Unternehmen unerlässlich, das sich für die Installation einer Kassensoftware entscheidet, schließlich geht es hier um den Schutz Ihres Unternehmens vor Betrugsfällen und nicht nur um eine reibungslose Abwicklung von Finanztransaktionen. Durch die Wahl der richtigen Kassensoftware kannst du dich also auf die Einhaltung aller Vorschriften verlassen und musst dir keine Sorgen mehr machen.

Kann man TSE Kasse manipulieren?

Die kurze Antwort lautet: Nein. Die meisten modernen Kassensysteme, einschließlich TSE Kassen, sind so konzipiert, dass sie nicht manipuliert werden können. Dies liegt vor allem an der integrierten Sicherheitstechnologie, die einen unerlaubten Zugriff auf die Kasse verhindert. Eine weitere Funktion ist die regelmäßige Überprüfung des Kassensystems durch den Hersteller, um sicherzustellen, dass es nicht gehackt oder verändert wurde.

Auch wenn es technisch möglich ist, eine Kasse zu manipulieren, wird dies in der Regel nicht empfohlen. Es kann zu schwerwiegenden finanziellen und rechtlichen Folgen für jeden Betrieb führen, der versucht, seine Kassensysteme zu manipulieren oder zu hacken. Darüber hinaus ist die Manipulation einer Kasse unter Verwendung von Software oder anderen technischen Geräten illegal und gesetzlich verboten.

Wer braucht keine TSE Kasse?

Wenn Du ein kleines Unternehmen hast und Deine Kassensoftware noch nicht mit einer TSE ausgestattet ist, fragst Du Dich vielleicht, ob Du überhaupt eine brauchst. Die Antwort darauf hängt von verschiedenen Faktoren ab.

Zunächst einmal solltest Du wissen, dass seit dem 1. Januar 2020 alle elektronischen Registrierkassen in Deutschland mit einer technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Diese soll Manipulationen an der Kasse verhindern und somit für mehr Steuerehrlichkeit sorgen.

Wenn Du Dir unsicher bist, ob Du eine TSE benötigst oder nicht, solltest Du Dich am besten an einen Experten wenden. Ein Steuerberater oder ein Anbieter von Kassensoftware kann Dir hier weiterhelfen und Dich beraten.

Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass, auch wenn Du von der TSE-Pflicht befreit bist, es immer ratsam ist, eine Kassensoftware mit TSE zu nutzen. So kannst Du sicherstellen, dass Deine Buchhaltung korrekt läuft und Manipulationen an der Kasse vermieden werden. Außerdem kann es sein, dass die Befreiung von der TSE-Pflicht in Zukunft aufgehoben wird und dann musst Du schnell handeln, um Deine Kassensoftware anzupassen.