Kassensysteme: Der ultimative Ratgeber

Kassensysteme

Was sind Kassensysteme?

Kassensysteme helfen dir dabei, deine Geschäftsabläufe zu vereinfachen. Sie vereinen die Funktionen einer Kasse, eines Rechnungsprogramms und einer Buchhaltung in einem System, alles an einem Ort. Mit modernen Kassensystemen kannst du deine Transaktionen stets auf dem neuesten Stand halten und deine Kundendaten speichern. Zudem können Kassensysteme mit externen Geräten wie Barcodescannern oder Kartenlesegeräten verbunden werden. So hast du stets den Überblick über deine Umsatzzahlen.

Kassensysteme ermöglichen dir auch, Gutscheine oder Rabattcodes zu verwalten und zu verfolgen. Außerdem kannst du bequem Auswertungen erstellen und Berichte anfertigen, so hast du immer im Blick, welche Produkte am meisten nachgefragt werden. Dank der integrierten Schnittstellen kannst du deine Daten auch mit anderen Programmen teilen oder exportieren.

Für viele Unternehmen ist es daher unverzichtbar geworden, auf moderne Kassensysteme zurückzugreifen. Nicht nur die Verwaltung von Daten fällt leichter, auch die Kundenzufriedenheit steigt durch einen reibungslosen Ablauf der Zahlungsvorgänge. Gleichzeitig sparen Unternehmen Zeit und Geld, da sie kein Personal für manuelle Abläufe benötigen.

Top-Anbieter digitaler Kassensysteme

Testsieger 2023

Erfahrungen

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Kosten / Gebühren

Ab 39 € monatlich, Zusatzfunktionen sind frei wählbar

Ab 59 € monatlich, inklusive Update-Service

Ab 59 € monatlich, um bis zu 8 Module erweiterbar


Branchen

Einzelhandel, Cafès, Dienstleistungen, Kiosk, Gastronomie

Bäckereien, Bistros, Blumenläden, Drogerien und Parfümerien, Einzel- und Lebensmittelhandel

Einzelhandel, Fachhandel, Dienstleister, Franchise

KassenSichV konform

Warenwirtschaft / Filialverwaltung

Ticketing

Onlineshop Schnittst.

Hardware / Software

Hard-, und Software erhältlich. Zudem gibt es All-in-One Geräte und Zubehör

Rundum-sorglos-Paket mit HW, SW, Service und vor Ort Installation

Softwaremiete monatlich kündbar, Hardware unabhängige Software

Welche Kassenarten gibt es?

Es gibt verschiedene Kassenarten, die von den verschiedenen Krankenkassen angeboten werden. Die Kassenart hängt vom jeweiligen Vertrag ab und kann unterschiedlich sein. In der Regel gibt es jedoch folgende Kassenarten:

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass jede der genannten Kassensysteme ihre eigenen Vor- und Nachteile hat und somit für bestimmte Anwendungsfälle am besten geeignet ist. Bevor du dich für eines dieser Systeme entscheidest, solltest du also abwägen, welches System am besten zu deinem Geschäft passt und welche Funktionen es dir bietet.

Welche Kassensysteme gibt es?

Stationäres Kassensystem

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Entdecke das neue POS Kassensystem, das alle anderen in den Schatten stellt.

Mehrteiliges Kassensystem

Kassensystem mieten

Kassen­systeme mit mobilen Komponenten, die Erweiterung vom stationärem Kassensystem

Handheld Kassensystem

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Mehr Flexibilität mit den funktionsfähigen, mobilen All-in-one Kassensystemen.

Stationäre Kassensysteme

Stationäre Kassensysteme sind, wie der Name schon vermuten lässt, fest an einem Ort installiert. Sie können in Abhängigkeit von der Größe und den Anforderungen unterschiedliche Formen annehmen. Gewöhnlich bestehen die Systeme aus einer Kasse und zusätzlichen Peripheriegeräten. Dazu zählen Tablet Kassen, PC-Kassen oder Kassenterminals. Barcodescanner, Drucker und Kartenlesegeräte sind zusätzliche Optionen. Da stationäre Kassensysteme fest installiert sind, ermöglichen sie weder ein mobiles Abkassieren noch eine mobile Aufnahme von Bestellungen. Daher sind sie häufig auf Empfangs- oder Kassentheken im Einzelhandel oder Dienstleistungsgewerbe zu finden.

Kassensysteme mit mobilen Komponenten

Kassensysteme mit mobilen Komponenten sind eine sinnvolle Ergänzung zu stationären Kassensystemen. Obwohl auch hier eine stationäre Kasse (z. B. Tablet, PC oder Kassenterminal) genutzt wird, kommen zusätzlich mobile Komponenten zum Einsatz. Tablets oder Smartphones können beispielsweise genutzt werden, um Bestellungen direkt am Tisch aufzunehmen, während ein mobiles EC-Kartenlesegerät das Abkassieren erleichtert. Diese Flexibilität ist besonders in der Gastronomie gefragt und mobile Kassensysteme werden daher oft in diesem Bereich eingesetzt.

Mobile Kassensysteme

Mobile Kassensysteme sind voll funktions­fähige All-in-one-Kassensysteme, die man mit Smartphones vergleichen kann, aber dennoch leistungs­fähig sind, voll ausgestattet mit einer Kassen­software, Bondrucker, Kartenzahlung und ggf. Barcode­scanner. Dadurch muss man keine zusätzlichen Peripherie-Geräte benutzen. Daher stellen sie oft die ideale Lösung in Betrieben mit begrenztem Raum dar, wie etwa Imbiss, Taxi oder Kiosk.

Welche Funktionen haben Kassensysteme?

Kassensysteme haben verschiedene Funktionen, die je nach Art des Kassensystems und den Bedürfnissen des Unternehmens variieren können. Hier sind einige der häufigsten Funktionen von Kassensystemen:

  • Abrechnung

    Die wichtigste Funktion eines Kassensystems ist die Abrechnung von Verkäufen. Das Kassensystem erfasst die Produkte oder Dienstleistungen, die verkauft wurden, und berechnet automatisch den Gesamtbetrag, den der Kunde zu zahlen hat.

  • Zahlungsabwicklung

    Kassensysteme ermöglichen die Abwicklung verschiedener Zahlungsmethoden, wie Bargeld, Kreditkarten, Debitkarten, Gutscheine, Geschenkkarten und digitale Zahlungen.

  • Bestandsverwaltung

    Einige Kassensysteme verfügen über Bestandsverwaltungsfunktionen, mit denen das Unternehmen den Lagerbestand im Auge behalten kann. Das System kann automatisch die Anzahl der verkauften Produkte oder Dienstleistungen aktualisieren und das Unternehmen benachrichtigen, wenn der Bestand niedrig ist.

  • Verkaufsberichte

    Kassensysteme erstellen Verkaufsberichte, die es dem Unternehmen ermöglichen, Informationen wie den Umsatz, die Anzahl der verkauften Produkte oder Dienstleistungen und die durchschnittlichen Transaktionswerte zu verfolgen. Diese Berichte können wertvolle Einblicke in die Performance des Unternehmens bieten und Entscheidungen in Bezug auf Inventar, Marketing und andere Aspekte des Geschäfts beeinflussen.

  • Kundenverwaltung

    Einige Kassensysteme verfügen über Kundenverwaltungsfunktionen, die es dem Unternehmen ermöglichen, Kundenprofile zu erstellen, Einkaufsgewohnheiten zu verfolgen und Marketingkampagnen zu planen.

  • Mitarbeiterverwaltung

    Einige Kassensysteme bieten auch Funktionen zur Mitarbeiterverwaltung, mit denen das Unternehmen Mitarbeiterprofile erstellen, Arbeitszeiten verfolgen und Gehaltsabrechnungen erstellen kann.

  • Sicherheit

    Kassensysteme bieten Sicherheitsfunktionen wie Passwortschutz, Benutzerkonten und Audit-Trail-Funktionen, die es dem Unternehmen ermöglichen, den Zugriff auf das System zu kontrollieren und die Transaktionen zu überwachen.

Wieviel kostet ein Kassensystem?

Es gibt eine Vielzahl von Optionen und Preisklassen, aber die Grundkosten beginnen bei ca. 29 bis 49 Euro pro Monat. Diese Kosten beinhalten die Softwarelizenz für dein Kassensystem sowie monatliche Servicegebühren. Wenn du zusätzliche Software-Funktionen benötigst, musst du möglicherweise weitere Gebühren zahlen.

Außerdem musst du auch die Kosten für die Hardware berücksichtigen: Drucker, Barcode-Scanner, Touchscreens und andere Geräte. Diese können je nach Anforderung unterschiedlich hoch sein und können einen Großteil der Gesamtkosten ausmachen. In vielen Fällen ist es möglich, einen passenden Drucker oder Scanner zu finden, der schon in deinem Geschäft verwendet wird, so kannst du die Kosten gering halten.

Kassenhardware500 bis 3.500 Euro
Bondrucker200 bis 400 Euro
Kassenschublade50 bis 150 Euro
Barcode-Scanner50 bis 300 Euro
Kassenrollen15 bis 100 Euro

Ein weiterer Kostenfaktor ist der Support für dein Kassensystem. Viele Anbieter bieten Supportdienste an oder haben spezialisierte Vertriebspartner, die beim Einrichten und Warten des Systems behilflich sein können. Je nach Anbieter kann diese Servicegebühr variieren; allerdings sollte man auch hier immer sicherstellen, dass man den bestmöglichen Service bekommt.

Die Kosten für ein Kassensystem sind also abhängig von den individuellen Anforderungen des Unternehmens und dem angebotenen Supportpaket des Herstellers. Es lohnt sich daher immer, verschiedene Angebote zu vergleichen und das bestmögliche Preis-Leistungs-Verhältnis zu erhalten, so sparst du Kosten und Zeit.

Welches Kassensystem eignet sich für welche Branche?

Kassensystem Gastronomie

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Mit diesen Kassensystemen kannst du deine Gastronomie auf die nächste Stufe heben.

Kassensystem Einzelhandel

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Vielleicht das beste Kassensystem, das der Einzelhandel je gesehen hat.

Kassensystem Dienstleistung

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Mit dem richtigen Kassensystem: Mehr Kunden, mehr Umsatz bei jeder Dienstleistung.

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)

Die Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) ist eine Verordnung des Bundesministeriums für Finanzen, die seit dem 1. Januar 2020 in Kraft getreten ist. Sie regelt die Anforderungen an elektronische Aufzeichnungssysteme (Kassen), um Manipulationen an den Kassen und damit Steuerhinterziehung zu verhindern.

Die KassenSichV sieht vor, dass alle elektronischen Aufzeichnungssysteme mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) ausgestattet sein müssen. Diese TSE soll sicherstellen, dass alle Daten unveränderbar und vollständig aufgezeichnet werden. Zudem müssen die Kassen über eine eindeutige Seriennummer verfügen und dürfen nicht mehr ohne Genehmigung des Finanzamts ausgetauscht werden.

Verstöße gegen die Kassensicherungsverordnung können hohe Bußgelder vom Finanzamt nach sich ziehen. Unternehmen sollten daher sicherstellen, dass ihre Kassen den Anforderungen der Verordnung entsprechen und regelmäßig überprüft werden.

Sollte ich ein Kassensystem kaufen, mieten oder besser gleich leasen?

Kassensystem mieten

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Hier findest du alles, was du über das Mieten von Kassensystemen wissen musst.

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Der ultimative Leasing-Guide: Alles was du über Leasing wissen musst und richtig sparst.

Kassensystem mieten

Kassensysteme können auch gemietet werden. Dies ist der zweithäufigste Weg, um an ein Kassensystem zu gelangen. Es gibt viele verschiedene Hersteller und Modelle von Kassensystemen zu wählen. Die Preise für Kassensysteme schwanken je nach Hersteller und Modell.

Kassensystem kaufen

Kassensysteme können gekauft werden. Dies ist der häufigste Weg, um an ein Kassensystem zu gelangen. Es gibt viele verschiedene Hersteller und Modelle von Kassensystemen zu wählen. Die Preise für Kassensysteme schwanken je nach Hersteller und Modell.

Kassensystem leasen

Kassensysteme können auch leasend gekauft werden. Dies ist der seltenste Weg, um an ein Kassensystem zu gelangen. Es gibt viele verschiedene Hersteller und Modelle von Kassensystemen zu wählen. Die Preise für Kassensysteme schwanken je nach Hersteller und Modell.

Wie funktioniert Kartenzahlung mit einem Kassensystem?

Du möchtest Deine Kunden möglichst sicher mit Kredit- und Debitkarten bezahlen lassen? Mit einem modernen Kassensystem kannst Du das ganz einfach bewerkstelligen. Hier erfährst Du, wie die Kartenzahlung mit einem Kassensystem funktioniert und worauf Du achten musst, damit Deine Transaktionen sicher abgewickelt werden.

Es gibt viele Gründe, warum ein Kassensystem für die Kartenzahlung notwendig ist. Zunächst musst Du ein System installieren, das es Dir ermöglicht, Kartenzahlungen zu akzeptieren. Einige Systeme verfügen über integrierte Kartenterminals, sodass die Karte nur an den Terminal gehalten werden muss, um den Betrag zu bezahlen. Andere Systeme benötigen jedoch ein externes Kartenlesegerät oder Terminal, um Kreditkarten zu akzeptieren. Wenn Du dieses Gerät anschließt, kann der Kunde seine Karte in das Lesegerät stecken und den gewünschten Betrag eingeben.

Sobald die Transaktion erfolgreich abgewickelt ist, kann sie im Kassensystem aufgezeichnet werden. Manche Systeme bieten auch automatische Berichterstellungsfunktionen an. Dies bedeutet, dass alle Informationen über die Transaktion direkt in Dein Kassensystem übertragen werden können, inklusive der Kartennummer und des Namens des Kunden. Dadurch hast Du einen vollständigen Überblick darüber, welche Zahlungsmittel für welche Bestellung verwendet wurden und welcher Betrag genau zugeordnet ist.

Die richtige Wahl des richtigen Systems für Dein Unternehmen macht also all den Unterschied aus, denn je nachdem, welches System Du nutzt, kann die Sicherheit Deiner Kundendaten verbessert oder beeinträchtigt werden. Es ist daher ratsam, vorab gründlich zu recherchieren und sich verschiedene Optionen anzusehen, damit Du am Ende genau das richtige System findest.

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Anbietervergleich

FAQ zum Thema Kassensysteme

Wie wichtig ist der Preis eines Kassensystems?

Kassensysteme sind ein wichtiger Bestandteil vieler Geschäfte und Shops. Obwohl es viele verschiedene Modelle und Hersteller von Kassensystemen gibt, gibt es auch einige Dinge, die für jedes System gleich sind. Zunächst einmal ist der Preis eines Kassensystems notwendig. Da es sich um eine Investition handelt, muss der Preis angemessen sein. Ein zu teures System kann dazu führen, dass es nicht gekauft wird, obwohl es ideal für die Bedürfnisse des Kunden ist.

Ein weiteres wichtiges Kriterium bei der Auswahl eines Kassensystems ist die Leistungsfähigkeit. Es sollte in der Lage sein, den Betrieb Ihres Geschäfts zu unterstützen und zu optimieren. Ein schlecht performendes System kann zu Problemen bei der Bestellung von Waren führen und Sie so vom Geschäft abschrecken.

Wie wählst du ein Kassensystem richtig aus?

Ein Kassensystem ist ein wichtiger Bestandteil in jedem Geschäft, denn es hilft dem Verkäufer bei der Auswertung seiner Daten und der Durchführung der Buchhaltung. Damit du ein passendes Kassensystem findest, solltest du dir über einige Aspekte Gedanken machen.

Es gibt viele verschiedene Kassensysteme auf dem Markt, sodass es schwer sein kann, die richtige Entscheidung zu treffen. Daher solltest du immer an die Funktionen und deine Bedürfnisse denken, um das passende System zu finden. Einige Funktionen sind wichtig für das Arbeiten mit einem Kassensystem. Es sollte intuitiv bedienbar sein und die wichtigsten Funktionen bereits enthalten. Ebenso sollte das System leicht zu installieren und zu konfigurieren sein.

Auch die Bedürfnisse des Betreibers spielen beim Kauf eines Kassensystems eine Rolle. Wenn du häufig große Mengen an Daten verarbeitest, ist es ratsam, auf ein modernes und leistungsstarkes System zu setzen. Auch die Sicherheit der Daten sollte beachtet werden, da sie natürlich vertraulich behandelt werden müssen.

Welches Kassensystem ist Pflicht?

Bei der Wahl des richtigen Kassensystems sollte man sich vor allem Gedanken machen, welche Funktionen man benötigt und welches Budget man hat. Es ist wichtig, dass das gewählte System Ihren Anforderungen entspricht und alle Komponenten enthält. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Sicherheit: Ihr System muss in der Lage sein, Daten sicher zu speichern und nicht an Dritte weiterzugeben.

Auch die Einfachheit der Bedienung darf nicht vernachlässigt werden: Je einfacher das System zu bedienen ist, desto effizienter kann es im Alltag genutzt werden. Daher solltest du dir Zeit nehmen und verschiedene Systeme miteinander vergleichen, bevor du dich für eines entscheidest.

In Deutschland sind Unternehmer verpflichtet, eine Registrierkasse mit elektronischer Speicherfunktion (elektronische Kasse) zur Erfassung ihrer Umsatzzahlen zu verwenden, unabhängig vom Umsatzvolumen oder dem Geschäftsmodell.

Welches Kassensystem ist das beste?

Wenn du auf der Suche nach dem besten Kassensystem für dein Unternehmen bist, solltest du nicht nur auf die Funktionen und den Preis achten. Auch der Support spielt eine wichtige Rolle, denn wenn es mal Probleme gibt, möchtest du schnell und unkompliziert Hilfe bekommen.

Genau hier punkten die Bezahlhelden. Als Anbieter von modernen Kassensystemen legt das Unternehmen großen Wert auf einen erstklassigen Kundenservice. Egal, ob du Fragen zur Einrichtung hast oder technische Probleme auftreten, das Support-Team steht dir jederzeit zur Seite.

Besonders praktisch: Der Support ist nicht nur per Telefon erreichbar, sondern auch über einen Live-Chat und per E-Mail. So kannst du selbst entscheiden, welche Kontaktmöglichkeit für dich am besten geeignet ist.