Offene Ladenkasse: Infos & Ratgeber

Was ist eine offene Ladenkasse?

Es gibt eine Reihe von Kassensystemen, die laut Gesetz über technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) verfügen müssen, um Manipulationen zu verhindern (vgl. § 146a AO). Im Gegensatz dazu steht die offene Ladenkasse, die eine reine Bargeldkasse ohne technische Hilfsmittel ist. Da es keine elektronischen Aufzeichnungsmöglichkeiten gibt, müssen alle Umsätze, Tagesabschlüsse, Kassenbücher usw. handgeschrieben geführt werden. Das Bargeld wird in Geldkassetten, Schubladen oder Schachteln aufbewahrt.

Ist eine offene Ladenkasse noch erlaubt?

In Deutschland ist es erlaubt, eine offene Ladenkasse zu betreiben, was entgegen manchen Annahmen keine Registrierkassenpflicht beinhaltet. Allerdings sollte man nicht denken, dass offene Ladengeschäfte unter dem Radar der Finanzbehörde liegen. Obwohl es keine Pflicht einer technischen Sicherheitseinrichtung wie bei Registrierkassen und Kassensystemen gibt, unterliegen offene Ladenkassen trotzdem strengen Richtlinien.

Da sie sich ausschließlich auf Bargeldbetrag beziehen, sind Finanzämter beim Prüfen der Kassenbücher noch genauere. Unternehmer mit einer offenen Ladenkasse sollten sich auch darauf einstellen, häufig unangekündigte Kassenschauen zu erhalten, da Betriebe mit einem erhöhten Bargeldumsatz, aber ohne TSE Kasse die Aufmerksamkeit der Prüfer noch mehr auf sich ziehen.

Auch bei der Verwendung einer offenen Ladenkasse musst du Einzelaufzeichnungen machen. Einfach gesagt bedeutet das:

• Alle Einnahmen und Ausgaben müssen aufgezeichnet werden.
• Aus den Aufzeichnungen müssen u. a. der Vorgangsinhalt sowie der Name des Geschäftspartners deutlich werden.
• Die Bareinnahmen und -ausgaben müssen durch Aufzeichnungen nachgewiesen werden können.
• Es sollte ein unterschriebenes, tägliches Zählprotokoll erstellt werden.
• Kassenberichte müssen fortlaufend nummeriert sowie chronologisch aufbewahrt werden.

Es ist am sichersten, die Aufzeichnungen und den Kassenbericht handschriftlich zu erfassen, da nachträgliche Änderungen nicht erlaubt sind. Ein Kassenbuch in Excel könnte vom Finanzamt bei unangekündigten Kontrollen beanstandet werden. Um dies zu vermeiden, sind ordnungsgemäß erstellte Berichte wichtig.

Seit dem 1. Januar 2018 verfügt das Finanzamt über das Recht, unangekündigte Kassennachschauen durchzuführen. Sollte die Kasse nicht den Anforderungen entsprechen, können steuerliche Schätzungen und Nachzahlungen die Folge sein. Wenn man eine offene Ladenkasse benutzt und viele Kunden Barzahlungen leisten, kann man sich befreien lassen von der Pflicht zur Einzelaufzeichnung.

Gilt die Belegausgabepflicht für offene Ladenkassen?

Es ist nicht erforderlich, dass bei offenen Ladenkassen ein Beleg ausgestellt wird. Diese Art von Kassen ist von dieser Verpflichtung befreit. Wenn ein Kunde jedoch einen Beleg verlangt, müssen Gewerbetreibende, die offene Ladenkassen verwenden, auf sein Verlangen hin eine Quittung ausstellen.

Für elektronische Registrierkassen gilt neben der technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) die Belegausgabepflicht seit dem 01. Januar 2020. Wenn du die Kasse dieser Art verwendest, ist es unumgänglich, dass du eine Quittung ausstellst, auch wenn der Kunde keinen Beleg wünscht.

Wer darf eine offene Ladenkasse führen?

Unternehmer haben die Wahl, welche Art von Kasse sie verwenden möchten, und sie sind nicht dazu verpflichtet, eine elektronische Kasse zu führen. Es ist jedoch wichtig, dass die damit verbundenen Richtlinien und Verpflichtungen eingehalten werden.

Wie führe ich das Kassenbuch meiner offenen Ladenkasse richtig?

Beim Erstellen deines Kassenbuchs musst du die gesetzlichen Anforderungen an die Dokumentation und Aufbewahrung erfüllen. Am Ende des Tages erstellst du eine Zusammenfassung deiner Kassengeschäfte, die die folgenden Angaben enthält:

• Datum
• Uhrzeit
• fortlaufende Nummer
• Kassenbestand bei Geschäftsabschluss
• Ausgaben, die durch Wareneinkäufe und Nebenkosten entstanden sind
• Geschäftsausgaben
• Privatentnahmen, für die Eigenbelege erstellt werden müssen
• Sonstige Ausgaben

Du musst die Einnahmen des Tages in den Kassenbericht eintragen. Dieser Bericht ist unverzichtbar für dein Kassenbuch und bietet dir eine Zusammenfassung über den Erfolg des Tages. Danach kannst du im Kassenbuch folgende Informationen dokumentieren:

• Datum
• Kassenbestand des Vortags
• jeden Geschäftsvorfall mit Buchungstext, der laufenden Geschäftsnummer, der Höhe der Einnahme oder Ausgabe, den Umsatzsteuerangaben sowie den laufenden Kassenbestand
• Soll-Endbestand der Kasse
• Ist-Endbestand laut Kassenbericht mit Zählprotokoll
• Differenz (Soll/Ist)

Sobald die Erstellung des Kassenberichts mit Zählprotokoll und Kassenbuch zur Gewohnheit wird, erweist sich die offene Ladenkasse als einfach zu handhaben. Es ist nicht nötig, zusätzliche Hardware oder Programme zu kaufen. Jedoch gibt es auch Nachteile. Beispielsweise wird bei der elektronischen Registrierkasse das Kassenbuch automatisch erstellt, während man sich bei der offenen Ladenkasse um die Buchhaltung selbst kümmern muss. Ein ordnungsgemäßes Führen benötigt zudem einige Zeit, die Unternehmer mit elektronischen Kassen einsparen.

Benötigt eine offene Ladenkasse eine TSE?

Falls du eine offene Ladenkasse benutzt, ist eine technische Sicherheitseinrichtung (TSE) nicht erforderlich. Eine TSE ist nur bei elektronischen Kassensystemen vorgeschrieben. Wenn du mehr über Kassenmodelle und Funktionen erfahren möchten, bietet sich unser POS Anbietervergleich an.

Offene Laden­kasse nicht ordnungs­gemäß geführt, was passiert jetzt?

§ 162 der Abgabenordnung definiert, dass die Finanzbehörden Schätzungen vornehmen dürfen, wenn sie die Besteuerungsgrundlage nicht bestimmen können. Um es einfach zu sagen: Haben Sie Lücken oder Fehler in Ihren Büchern, erwartet Sie Ärger mit dem Finanzamt und Sie müssen mehr zahlen. Absatz 3 besagt:

„Verletzt ein Steuerpflichtiger seine Mitwirkungspflichten nach § 90 Absatz 3 dadurch, dass er keine Aufzeichnungen über einen Geschäftsvorfall vorlegt, oder sind die über einen Geschäftsvorfall vorgelegten Aufzeichnungen im Wesentlichen unverwertbar oder wird festgestellt, dass der Steuerpflichtige Aufzeichnungen im Sinne des § 90 Absatz 3 Satz 8 nicht zeitnah erstellt hat, so wird widerlegbar vermutet, dass seine im Inland steuerpflichtigen Einkünfte […] höher als die von ihm erklärten Einkünfte sind.“

Offene Ladenkasse oder doch lieber ein Kassen­system?

Wenn du darüber nachdenkst, ob du eine offene Ladenkasse oder ein Kassensystem verwenden solltest, wirst du feststellen, dass beide Optionen Vor- und Nachteile haben. Bevor du dich also entscheidest, solltest du dir überlegen, welche Lösung für dich am besten geeignet ist.

Zunächst solltest du dir überlegen, was deine Anforderungen an dein Kassensystem sind. Willst du etwa eine Kasse mit Touchscreen? Oder möchtest du eher eine Kasse mit physischen Knöpfen? Diese Fragen werden dir helfen zu entscheiden, ob ein Offene Ladenkasse- oder Kassensystem besser geeignet ist.

Es ist auch hilfreich zu bedenken, wie viel Geld du bereit bist zu investieren. Eine offene Ladenkasse erfordert normalerweise weniger Investition als ein Kassensystem. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass es auch laufende Kosten für den technischen Support des Systems gibt. Wenn du also vorhast, dein System längerfristig zu nutzen oder regelmäßig Updates anzubieten, kann es sinnvoll sein, in ein teureres System zu investieren.

Schließlich solltest du auch die Sicherheit berücksichtigen: Eine offene Ladenkasse erfordert normalerweise mehr Aufwand beim Schutz der Kundendaten als ein professionelles Kassensystem. Daher ist es ratsam, sich vor der Anschaffung gründlich über die verschiedenen Sicherheitsoptionen zu informieren und die für dich am besten geeignete Lösung zu wählen.

Ob eine offene Ladenkasse oder ein Kassensystem besser ist, hängt letztlich von deinen individuellen Anforderungen ab. Indem du dir überlegst, welche Option am besten in Bezug auf Funktion und Budget geeignet ist und welche Sicherheitsmaßnahmen notwendig sind, kannst du die richtige Entscheidung treffen.

Warum auf ein elektronisches Kassensystem umsteigen?

Elektronische Kassensysteme bieten eine einfache und rechtssichere Lösung. Insbesondere in der Gastronomie ermöglichen sie eine zukunftssichere Digitalisierung. Mit der Einführung der KassenSichV erhält man zusätzlich eine verlässliche Planung und Rechtssicherheit. Zudem erleichtern zertifizierte technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) bei einer elektronischen Ladenkasse die ordnungsgemäße Aufbewahrung der erforderlichen Papiere und erschweren Betrüger die Manipulation der Verkaufsaufzeichnungen.

Der Einsatz von elektronischen Kassen bietet eine große Erleichterung bei der Arbeit, da die betrieblichen Abläufe dadurch optimiert werden. Im Gegensatz zu offenen Ladenkassen, müssen bei diesen alle Einträge manuell in einem Kassenbericht erfasst werden, um für Finanzbehörden und Kontrollen vorbereitet zu sein. Zudem gibt es bei offenen Ladenkassen keine Funktionen, die einem das Management und die Verwaltung der Waren erleichtern. Auch Kassenabschlussbelege sind mit diesen schwer zu erstellen.

Mit Gutschein-Funktionen lässt sich die Kundenbindung optimieren. Die digitale Kasse unterstützt eine effiziente Kundenverwaltung und -bedienung und ermöglicht durch die Schnittstelle zur Buchhaltung eine große Zeitersparnis im Büro.

FAQ zum Thema offene Ladenkasse

Welches Kassenbuch bei offener Ladenkasse?

Bei einer offenen Ladenkasse muss täglich ein Kassenbericht in zusammenhängender Form erstellt werden. Loseblattsammlungen oder digital erstellte Tabellen (z. B. Excel) sind vor dem Finanzamt nicht gültig, da bei ihnen nachträglich vorgenommene Änderungen nicht klar nachvollziehbar sind.

Zwingend erforderlich sind die folgenden Angaben im Kassenbericht, um die Tageseinnahmen rechnerisch korrekt zu ermitteln:

• Grundlage: Kassenendbestand
• Abzüglich: Kassenendbestand des Vortages
  (= Kassenanfangsbestand des Abrechnungstages)
• Abzüglich: Bareinlagen (z. B. für Wechselgeld)
• Zuzüglich: getätigte Ausgaben
• Zuzüglich: Barentnahmen
• Summe: Tageseinnahmen

Diese Form der Kostenrechnung wird als „retrograde Methode“ bezeichnet. Sie eignet sich vor allem dann, wenn ein Betrieb täglich sehr viele kleine Umsätze verzeichnet. Dabei wird der Kassenbestand am Ende jeden Tages durch Zählung ermittelt, der Kassenbestand des Vortages sowie Bareinlagen in Abzug gebracht und schließlich Ausgaben sowie Barentnahmen addiert. Die Gesamtsumme weist die Tageseinnahmen aus.

Was muss ich bei einer offenen Ladenkasse beachten?

Beim Arbeiten mit einer offenen Ladenkasse müssen alle Einnahmen und Ausgaben einzeln, vollständig, korrekt, zeitnah und geordnet erfasst werden (§ 146 Abs. 1 Satz 1 AO). Es ist untersagt, Einnahmen und Ausgaben zu sammeln und zu einem späteren Zeitpunkt aufzuzeichnen (§ 146 Abs. 1 Satz 2 AO).

Kassenaufzeichnungen dürfen nicht erst am Ende der Woche oder des Monats durch die Mitarbeiter des Steuerberaters im Rahmen der Buchführungsarbeiten erstellt werden. Eine sachkundige Person, wie ein Steuerprüfer, muss stets in der Lage sein, den Sollbestand gemäß den Aufzeichnungen (Kassenbuch oder Kassenbericht) mithilfe einer Kassenprüfung zu überprüfen.

Sofern das Geschäft aus wichtigem Grund eine Eintragung im Kassenbericht am selben Tag nicht zulässt. Man durch die Unterlagen (z. B. Zwischenaufzeichnungen) den ursprünglichen Kassenbestand am Beginn des vorherigen Geschäftstages ermitteln kann, darf die Buchung im Kassenbericht ausnahmsweise auch am nächsten Tag vorgenommen werden.

Bin ich als Kleinunternehmer verpflichtet, ein Kassenbuch zu führen?

Kleine Unternehmer:innen sind nicht zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet, es sei denn, sie erstellen eine Einnahme-Überschussrechnung oder bilanzieren freiwillig. Auch für Gewerbetreibende und Selbstständige gilt diese Regel. Allerdings gilt dies nicht für Freiberufler, da sie in dem Einkommensteuergesetz § 18 festgelegt sind. Zu den Freien Berufen gehören unter anderem Anwälte und Journalisten, welche von der Obliegenheit zur Kassenbuchführung befreit sind, egal welchen Umsatz oder Gewinn sie erzielen.

Ist ein Zählprotokoll Pflicht?

Ein Zählprotokoll ist zwar nicht zwingend erforderlich, für eine ordnungsgemäße Buchführung aber zu empfehlen. Gemäß einer Entscheidung des Bundesfinanzhofs reicht es, für offene Ladenkassen aus, täglich einen Kassenbericht über die steuerpflichtigen Einnahmen zu führen. Dazu müssen die Einnahmen nach Ladenschluss ausgezählt und der Anfangsbestand sowie Privateinlagen addiert und Privatentnahmen abgezogen werden. Sowohl bei manuellen als auch bei elektronischen Kassen müssen alle Umsätze im Z-Bon tatsächlich ausgezählt werden und können nicht nur rechnerisch erfasst werden.