Kassensoftware Vergleich: Informationen, Anbieter & Ratgeber

Wenn du auf der Suche bist nach einer geeigneten Kassensoftware, kannst du schnell den Überblick verlieren. Aber keine Sorge: Wir helfen dir dabei, die perfekte Lösung für dein Unternehmen zu finden. Mit unserem Ratgeber und Vergleich von verschiedenen Anbietern erhältst du alle wichtigen Informationen, um die bestmögliche Entscheidung treffen zu können.

Zunächst solltest du dir überlegen, was deine Anforderungen an eine Kassensoftware sind. Welche Funktionen benötigst du und welche Software ist am besten geeignet? Hierbei hilft es oft schon, wenn man einen Blick auf die verschiedenen Funktionen der Software wirft und herausfindet, welche am besten zu deinem Unternehmen passt.

Danach ist es empfehlenswert, sich einige Kundenerfahrungsberichte durchzulesen. So erhält man eine realitätsnahe Vorstellung von der Leistungsfähigkeit des jeweiligen Produkts und ob es überhaupt den Erwartungen entspricht. Zudem kann man so auch leicht feststellen, ob die Software über einen guten Kundenservice verfügt oder nicht.

Bei der Auswahl der richtigen Kassensoftware ist es auch wichtig, auf den Preis zu achten: Einige Software-Anbieter bieten kostengünstige Pakete an, andere verlangen dafür hohe Gebühren. Daher lohnt es sich in jedem Fall, verschiedene Angebote miteinander zu vergleichen und herauszufinden, welches Paket am besten zu deinen Bedürfnissen passt.

Vergleich: Kosten, Funktionen & Erfahrungen

Wenn du als Unternehmer eine Kassensoftware nutzen möchtest, solltest du auf jeden Fall einen Vergleich durchführen. Denn es gibt zahlreiche Anbieter auf dem Markt und nicht jede Software passt zu deinen individuellen Anforderungen. Ein Vergleich hilft dir dabei, die verschiedenen Angebote zu vergleichen und die beste Lösung für dein Unternehmen zu finden. Im Folgenden findest du Informationen zu den wichtigsten Anbietern von Kassensoftware sowie einen Ratgeber mit Tipps zur Auswahl der passenden Software.

Bezahlhelden bietet eine beeindruckende Auswahl an Funktionen, die in Kombination mit ihren günstigen Preisen die perfekte Wahl für Ihr Unternehmen darstellt. Die einfache Bedienbarkeit der Plattform und die zuverlässige Kundenbetreuung machen es zu einem unverzichtbaren Instrument.

Was ist eine Kassensoftware?

Du hast vielleicht schon einmal etwas über Kassensoftware gehört und dich gefragt, was es damit auf sich hat. Eine Kassensoftware ist eine Software, die speziell dafür entwickelt wurde, Ihnen beim Verkauf von Waren und Dienstleistungen zu helfen. Es bietet eine Reihe von Funktionen, die für den täglichen Betrieb Ihres Unternehmens unerlässlich sind. Aber warum ist es so wichtig, eine solche Software zu nutzen? Hier sind die wichtigsten Gründe:

• Erste Hilfe bei der Verwaltung Ihrer Finanzen: Mit einer Kassensoftware können Sie Ihr Finanzmanagement automatisieren und vereinfachen. Dies bedeutet, dass Sie nicht mehr jeden Tag stundenlang manuell Rechnungen erstellen müssen. Stattdessen können Sie komplexe Unternehmensdaten mit einem Klick abrufen und analysieren.
• Automatisiertes Kundendienstsystem: Mit einer Kasse können Sie auch automatisierte Kundendienstprozesse implementieren. Dadurch können Sie schneller und effizienter auf Kundenvorgänge reagieren und gleichzeitig die Mitarbeiterproduktivität steigern.
• Sichere Datenspeicherung: Mit der richtigen Kassensoftware können Sie alle relevanten Daten in einer verschlüsselten Cloud speichern. Dadurch schützen Sie Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff und haben jederzeit Zugriff auf alle benötigten Informationen, um strategische Entscheidung zu treffen.
• Erhöhung der Produktivität: Eine Kasse ermöglicht es Ihnen auch, Prozesse zu optimieren und Ihre Produktivität zu steigern. Dies bedeutet, dass sowohl Mitarbeiter als auch Kundenerfahrung verbessert werden kann, da alles schneller ablaufen kann und keine zeitaufwendigen manuellen Aufgaben erledigt werden müssen.

Es ist offensichtlich, dass eine moderne Kassensoftware für jedes Unternehmen unverzichtbar ist, sei es nun für Finanzmanagement oder Kundendienstprozesse. Deshalb sollten Sie sicherstellen, dass Sie die richtige Lösung für Ihr Unternehmen finden, damit alles reibungslos läuft.

Was kostet Kassensoftware?

Wenn du auf der Suche nach einer preisgünstigen Kassensoftware bist, solltest du dich im Bereich zwischen 29 und 49 Euro umsehen. Hier findest du bereits eine Vielzahl an Anbietern, die dir grundlegende Funktionen wie das Erfassen von Produkten und das Abrechnen von Kunden bieten.

Allerdings solltest du bei der Auswahl darauf achten, dass die Software auch deinen individuellen Anforderungen entspricht. Möchtest du beispielsweise bestimmte Auswertungen oder Schnittstellen zu anderen Systemen nutzen, kann dies den Preis der Software erhöhen.

Vor- und Nachteile einer Kassensoftware

Diese gesetzlichen Grundlagen muss eine Kassensoftware erfüllen

TSE

Um den Schutz vor Manipulationen zu gewährleisten, muss die technische SicherheitsEinrichtung (TSE) vom Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) zertifiziert werden. Sie kann entweder als Cloud-Lösung oder als Hardware-Variante eingesetzt werden.

Die TSE besteht aus drei Komponenten, nämlich dem Sicherheitsmodul, dem Speichermedium und der digitalen Schnittstelle DSFInV-K. Jede Buchung und Stornierung wird durch das Sicherheitsmodul nachvollziehbar aufgelistet und gespeichert. Die Einzelaufzeichnungen aller Umsatzdaten werden auf dem Speichermedium gespeichert. Die digitale Schnittstelle sorgt dafür, dass jederzeit eine Übertragung aller Daten von der Kasse erfolgen kann.

Jeder gebuchte Artikel wird an die TSE gesendet, dort verschlüsselt, gespeichert und als Signatur zurück an die Kasse gesendet. Diese Signaturen sind fortlaufend nummeriert. Bei Abschluss des Kassiervorgangs erstellt die TSE eine abschließende Beleg-Signatur und sendet auch diese zurück an die Kasse. Diese Beleg-Signatur muss auf dem Kassenbon gedruckt werden, um den Schutz vor Manipulationen zu gewährleisten.

Kassenmeldepflicht

Alle elektronischen Kassen müssen beim Finanzamt registriert werden, sobald ein elektronisches Meldeverfahren zur Verfügung gestellt wird. Sollte das Kassensystem abgeschaltet werden, ist auch das Finanzamt darüber zu informieren.

GoBD

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (kurz: GoBD) sind in Deutschland gesetzliche Vorschriften für die Aufbewahrung von elektronischen Geschäftsunterlagen.

Die GoBD legen fest, welche Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, an die Archivierung von elektronischen Unterlagen sowie an die Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Buchungen und Geschäftsprozessen erfüllt werden müssen. Diese Vorschriften gelten für alle Unternehmen, die in Deutschland geschäftlich tätig sind, unabhängig von ihrer Größe oder Branche.

Die GoBD sind ein wichtiger Bestandteil des deutschen Steuerrechts und sollen sicherstellen, dass Unternehmen ihre steuerrelevanten Unterlagen ordnungsgemäß aufbewahren und dem Finanzamt auf Anfrage zur Verfügung stellen können. Unternehmen, die gegen die GoBD verstoßen, können mit Bußgeldern und anderen Sanktionen belegt werden.

DSFinV-K

Ist eine digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme. Diese digitale Verbindung soll den Anforderungen des Finanzamtes entsprechen und die gespeicherten Informationen in einer einheitlichen Struktur exportieren.

Belegausgabepflicht

Seit dem 01.01.2020 müssen Gastronomen und andere Einzelhändler, die elektronische Kassensysteme verwenden, ihren Kunden bei jeder Transaktion, um der Belegausgabepflicht nachzukommen, einen Beleg ausstellen.

KassenSichV

Die Kassensicherungsverordnung ist eine Ausführungsanweisung für das „Gesetz zum Schutz vor Manipulation an digitalen Grundaufzeichnungen“, das seit dem 1. Januar 2020 gültig ist.

Wo kann eine Kassensoftware eingesetzt werden?

Welche Arten von Kassensoftware gibt es?

Moderne Kassensysteme werden heute oft durch Kassensoftware betrieben, die speziell dafür entwickelt wurde, alle Prozesse des Kassenbetriebs zu steuern und zu verwalten. Die Software kann dabei je nach Einsatzzweck und Anforderungen des Unternehmens sehr unterschiedlich sein. Es gibt verschiedene Arten von Kassensoftware, die von einfachen Lösungen für kleinere Betriebe bis hin zu komplexen Systemen für größere Einzelhandelsunternehmen reichen. In diesem Artikel werden wir einen Überblick über die verschiedenen Arten von Kassensoftware geben und erläutern, welche Funktionen und Vorteile diese bieten.

Cloud-basierte vs. lokal installierte Software

Cloud-basierte und lokal installierte Kassensoftware sind zwei verschiedene Arten von Software, die für den Betrieb eines Kassensystems genutzt werden können. Eine lokal installierte Software wird auf einem PC oder einem Server installiert und läuft auf dieser Hardware. Eine Cloud-basierte Software hingegen wird auf einem externen Server ausgeführt und kann über das Internet genutzt werden.

Der größte Vorteil einer Cloud-basierten Kassensoftware besteht darin, dass sie von jedem Gerät mit Internetzugang genutzt werden kann. Das bedeutet, dass Sie jederzeit auf Ihre Daten zugreifen und Änderungen vornehmen können, auch wenn Sie nicht vor Ort sind. Darüber hinaus müssen Sie sich keine Sorgen um die Wartung und Aktualisierung der Software machen, da dies vom Anbieter übernommen wird.

Eine lokal installierte Kassensoftware hat hingegen den Vorteil, dass sie nicht von einer stabilen Internetverbindung abhängig ist. Sie können Ihre Daten und Einstellungen einfach auf einem lokalen Server oder PC speichern und diese dann offline nutzen. Außerdem haben Sie bei einer lokal installierten Software in der Regel mehr Kontrolle über Ihre Daten und können diese besser schützen.

Letztendlich hängt die Wahl zwischen einer Cloud-basierten oder einer lokal installierten Software von den individuellen Anforderungen und Präferenzen ab. Wenn Sie beispielsweise ein kleines Unternehmen betreiben und keine IT-Abteilung haben, kann eine Cloud-basierte Software die beste Wahl sein, da Sie sich um die Wartung nicht selbst kümmern müssen. Wenn Sie hingegen größere Datenmengen verwalten müssen und mehr Kontrolle über Ihre Daten wünschen, kann eine lokal installierte Software besser geeignet sein.

Branchenspezifische vs. allgemeine Software

Branchenspezifische und allgemeine Kassensoftware sind zwei weitere Arten von Kassensoftware, die sich durch ihre Zielgruppe und Funktionalität unterscheiden. Während allgemeine Kassensoftware für eine Vielzahl von Geschäftstypen geeignet ist, ist branchenspezifische Software auf bestimmte Branchen und deren Anforderungen zugeschnitten.

Beispiele für branchenspezifische Kassensoftware sind Systeme für Restaurants, Blumengeschäfte, Kioske oder Friseursalons. Sie bieten spezielle Funktionen wie Tischreservierungen, Bestandsmanagement oder Terminplanung. Allgemeine Kassensoftware hingegen kann von jedem Unternehmen genutzt werden, unabhängig von der Branche. Sie bietet meist grundlegende Funktionen wie Verkaufsabwicklung, Berichterstellung und Inventarverwaltung.

Kostenlose vs. kostenpflichtige Software

Die Wahl der passenden Kassensoftware hängt oft auch vom Budget ab. Es gibt sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Optionen auf dem Markt. Kostenlose Kassensoftware bietet in der Regel nur grundlegende Funktionen, die für kleinere Unternehmen ausreichend sein können. Allerdings sind diese oft weniger anpassbar und bieten keine umfassenden Berichtsfunktionen. Erweiterungen sind überwiegend dann auch erheblich teurer.

Kostenpflichtige Kassensoftware hingegen bietet oft erweiterte Funktionen, wie zum Beispiel Bestandsverwaltung, Personalplanung oder Kundenmanagement. Sie ist in der Regel auch anpassbarer und bietet umfangreichere Berichtsfunktionen. Der Nachteil ist, dass kostenpflichtige Kassensoftware eine erhebliche Investition darstellen kann.

Kassensoftware für bestimmte Branchen

Wenn Sie in einer bestimmten Branche tätig sind, ist es nicht immer leicht, die richtige Kassensoftware für Ihr Unternehmen zu finden. Hier erhalten Sie Tipps und Empfehlungen für die Auswahl der passenden Kassensoftware für Ihre Branche.

Die passende Kassensoftware für Ihre Branche zu finden, ist ein wichtiger Schritt in Richtung Erfolg. Umso wichtiger ist es, die richtige Lösung zu finden, die den Anforderungen und Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht. Gastronomiebetriebe, Einzelhändler und Dienstleister können alle eine maßgeschneiderte Kassensoftware finden.

Worauf kommt es beim Kauf von Kassensoftware an?

Die Kasse wird durch die Kassensoftware zu einem komplexen Kassensystem, welches dazu dient, die Vorgänge in einem Unternehmen zu unterstützen, die über die einfachen Kassiervorgänge hinausgehen. Dabei bieten Schnittstellen zur Warenwirtschaft und Buchhaltung nur einige der Funktionen. Die Kriterien, die eine Kassensoftware erfüllen muss, sind die GoBD-Konformität und eine intuitive Bedienbarkeit. Alle hier untersuchten Softwareprodukte erfüllen die GoBD und bieten bei rechtskonformer Anwendung ein hohes Maß an Sicherheit bei jeder Prüfung. Der Unternehmer sollte die Software testen, um zu sehen, ob er sich damit wohlfühlt.

Es gibt zahlreiche Anbieter von Kassensystemen, die sich entweder auf eine bestimmte Branche spezialisiert oder ihre Software so konfiguriert haben, dass sie den unterschiedlichen Anforderungen verschiedener Branchen gerecht werden. Beispiele für typische Branchen sind der Einzelhandel, die Gastronomie oder auch Dienstleistungsunternehmen wie Friseure. In unserem umfangreichen Kassensystemtest stellen wir weitere leistungsstarke Kassensysteme vor und erläutern die Kriterien, die bei der Auswahl der passenden Kasse zu berücksichtigen sind.

FAQ zum Thema Kassensoftware Vergleich

Ich habe bereits Hardware. Kann ich sie weiter verwenden?

Ob Sie Ihre bestehende Hardware weiterverwenden können, hängt von verschiedenen Faktoren ab, wie z. B. dem Alter, der Kompatibilität und den Systemanforderungen der neuen Kassensoftware. Hier sind einige Überlegungen, die Sie berücksichtigen sollten:

1. Kompatibilität: Überprüfen Sie, ob Ihre bestehende Hardware mit der neuen Kassensoftware kompatibel ist. Möglicherweise benötigen Sie spezielle Treiber oder Software, um sicherzustellen, dass alles reibungslos funktioniert.
2. Anschlüsse: Stellen Sie sicher, dass Ihre Hardware über die erforderlichen Anschlüsse verfügt, um mit der neuen Kassensoftware zusammenzuarbeiten. Beispielsweise benötigen Sie möglicherweise einen USB oder seriellen Anschluss, um einen Barcodescanner oder eine Kassenschublade anzuschließen.
3. Systemanforderungen: Überprüfen Sie die Systemanforderungen der neuen Kassensoftware und stellen Sie sicher, dass Ihre bestehende Hardware diesen Anforderungen entspricht. Möglicherweise benötigen Sie ein leistungsfähigeres System, um die neue Software auszuführen.
4. Alter der Hardware: Wenn Ihre Hardware bereits veraltet ist, kann es sein, dass sie nicht mehr kompatibel ist oder nicht mehr den Anforderungen der neuen Software entspricht. In diesem Fall kann es sinnvoll sein, in neue Hardware zu investieren.

Insgesamt ist es möglich, Ihre bestehende Hardware weiterzuverwenden, wenn sie mit der neuen Kassensoftware kompatibel ist. Es ist jedoch wichtig, alle relevanten Faktoren zu berücksichtigen und sicherzustellen, dass Ihre Hardware den Anforderungen der neuen Software entspricht, um eine reibungslose Integration zu gewährleisten.

Gibt es verschiedene Optionen für den Support und die Wartung der Kassensoftware?

Ja, es gibt verschiedene Optionen für den Support und die Wartung von Kassensoftware, die je nach Anbieter und Produkt unterschiedlich sein können. Hier sind einige gängige Optionen:

1. Telefonischer oder Online-Support: Viele Anbieter bieten technischen Support per Telefon oder über das Internet an, um Probleme und Fragen zu lösen.
2. Wartungsverträge: Unternehmen können auch Wartungsverträge mit dem Anbieter abschließen, die je nach Vertragsumfang verschiedene Leistungen wie regelmäßige Updates, Bugfixes oder technischen Support beinhalten.
3. Schulungen: Viele Anbieter bieten auch Schulungen für Benutzer und Administratoren an, um die korrekte Nutzung und Wartung der Kassensoftware zu gewährleisten.
4. Community-Support: Einige Anbieter haben auch eine Community von Benutzern und Entwicklern aufgebaut, die einander unterstützen und Probleme diskutieren können.
5. Vor-Ort-Support: Bei schwerwiegenden Problemen kann der Anbieter auch einen Vor-Ort-Support anbieten, bei dem ein Techniker direkt zum Kunden geschickt wird.

Es ist wichtig, dass Unternehmen bei der Auswahl einer Kassensoftware darauf achten, welche Support-Optionen und Wartungsverträge angeboten werden, um sicherzustellen, dass die Software bei Bedarf schnell und zuverlässig unterstützt wird.

Warum sollte eine Kassensoftware Offline-fähig sein?

Eine Kassensoftware sollte offline-fähig sein, damit sie auch bei einer Internetverbindungsstörung oder einem Ausfall des Netzwerks weiterhin funktionieren kann. Dies ist besonders wichtig für Unternehmen, die auf schnelle Transaktionen und den Betrieb einer Kasse angewiesen sind, wie z.B. Einzelhändler, Gastronomiebetriebe oder Dienstleister.

Durch die Offline-Fähigkeit der Kassensoftware wird sichergestellt, dass die Transaktionen in Echtzeit abgewickelt werden können, unabhängig davon, ob das Unternehmen gerade mit dem Internet verbunden ist oder nicht. Dies kann dazu beitragen, Engpässe und Verzögerungen zu vermeiden, die durch Netzwerkprobleme oder Ausfälle verursacht werden können.

Ebenso kann eine offline-fähige Kassensoftware auch dazu beitragen, die Datensicherheit zu erhöhen, da alle Transaktionsdaten lokal auf dem Gerät gespeichert werden. Dies reduziert das Risiko von Datenlecks oder Hackerangriffen, die über das Netzwerk erfolgen können.

Wie einfach ist es, die Kassensoftware zu aktualisieren oder zu erweitern?

Die Aktualisierung oder Erweiterung einer Kassensoftware kann je nach Anbieter und Produkt unterschiedlich einfach sein. Eine wichtige Überlegung bei der Wahl einer Kassensoftware ist die Möglichkeit, Updates oder Erweiterungen einfach durchführen zu können. Eine Software mit automatischen Updates kann sehr einfach zu aktualisieren sein, da alle Updates automatisch heruntergeladen und installiert werden.

Bei anderen Softwareprodukten müssen Updates manuell heruntergeladen und installiert werden. Bei der Erweiterung einer Kassensoftware sollte darauf geachtet werden, dass das Produkt in der Lage ist, neue Funktionen oder Integrationen ohne großen Aufwand zu integrieren.

Es ist auch wichtig, sicherzustellen, dass die Erweiterungen und Updates kompatibel mit der vorhandenen Hardware und anderen verwendeten Anwendungen sind. Eine einfache Aktualisierung oder Erweiterung kann dazu beitragen, dass die Kassensoftware immer auf dem neuesten Stand bleibt und den Bedürfnissen des Unternehmens gerecht wird.