Kassensoftware für Vereine, Events & Feste: Wir informieren über Anbieter, Kosten & Co.

Kassensoftware für Vereine

Was ist eine Kassensoftware?

Eine Kassensoftware ist ein Programm, das speziell für den Einsatz an einer Kasse entwickelt wurde. Sie ermöglicht es Vereinen, Events und Festen, ihre Einnahmen und Ausgaben effizient zu verwalten und zu kontrollieren. Eine gute Kassensoftware erleichtert nicht nur die Arbeit der Kassenmitarbeiter, sondern sorgt auch für eine höhere Transparenz und Sicherheit bei der Abwicklung von Zahlungen.

Mit einer Kassensoftware können Sie beispielsweise schnell und einfach Rechnungen erstellen, Zahlungen verbuchen und den aktuellen Bestand an Bargeld und anderen Zahlungsmitteln überwachen. Auch die Integration von Kartenzahlungen oder Online-Zahlungsmöglichkeiten ist in vielen modernen Kassenprogrammen möglich.

Eine professionelle Kassensoftware bietet zudem zahlreiche Funktionen zur Auswertung von Verkaufsdaten. So können Sie beispielsweise Umsätze nach Tagen, Wochen oder Monaten analysieren und Trends erkennen. Diese Informationen helfen Ihnen dabei, Ihre Verkaufsstrategie zu optimieren und gezielt auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen.

Welche Funktionen sind bei einer Kassensoftware für Vereine, Events & Feste wichtig?

Eine gute Kassensoftware für Vereine, Events & Feste sollte über eine Vielzahl von Funktionen verfügen, um den reibungslosen Ablauf der Veranstaltung zu gewährleisten. Hier sind einige wichtige Funktionen, auf die Sie achten sollten:

  • Offline fähig

    Mithilfe einer klugen Verknüpfung von Offline- und Online-Modus ist es essenziell, dass die Kassensoftware auch über eine Offline-Funktionalität verfügt. Die Kasse sollte ohne eine durchgehende Internetverbindung nutzbar sein. Belege werden anschließend in die Cloud übertragen, sobald die Internetverbindung erneut vorhanden ist.

  • Einfache Bedienung

    Die Software sollte einfach zu bedienen sein, damit auch unerfahrene Nutzer schnell damit zurechtkommen.

  • Ticketverkauf

    Die Kassensoftware sollte in der Lage sein, Tickets zu verkaufen und zu scannen. So können Sie sicherstellen, dass nur berechtigte Personen Zugang zur Veranstaltung haben.

  • Zahlungsoptionen

    Die Software sollte verschiedene Zahlungsoptionen unterstützen, wie zum Beispiel Bargeld, Kreditkarte oder Online-Zahlungen.

  • Inventarverwaltung

    Eine gute Kassensoftware sollte auch in der Lage sein, das Inventar zu verwalten und den Bestand im Blick zu behalten.

  • Berichterstattung

    Die Software sollte detaillierte Berichte über den Ticketverkauf und die Einnahmen generieren können.

  • Barcodescanner

    Ein Barcodescanner ist unverzichtbar für jede Art von Veranstaltung oder Fest. Mit einem Barcodescanner können Eintrittskarten schnell gescannt und überprüft werden.

  • Cloud-basiertes System

    Ein cloudbasiertes System ermöglicht es Ihnen, Ihre Daten von überall aus zu sehen und zu verwalten. Dies erleichtert die Zusammenarbeit und sorgt für mehr Effizienz bei Ihren Veranstaltungen.

  • Kundensupport

    Ein guter Kundensupport ist wichtig, falls es Probleme mit der Software geben sollte.

Wenn Sie diese Funktionen im Auge behalten und sich für eine Kassensoftware entscheiden, die all diese Anforderungen erfüllt, können Sie sicher sein, dass Ihre Veranstaltung reibungslos abläuft und Sie den Überblick über Ihre Einnahmen behalten.

Welche Anbieter gibt es?

Testsieger 2023

Erfahrungen

Rated 0,0 out of 5
0,0 von 5 Sternen (basierend auf 0 Bewertungen)
Rated 4,9 out of 5
4,9 von 5 Sternen (basierend auf 8 Bewertungen)
Rated 4,6 out of 5
4,6 von 5 Sternen (basierend auf 5 Bewertungen)

Kosten / Gebühren

Ab 39 € monatlich, Zusatzfunktionen sind frei wählbar

Ab 59 € monatlich, inklusive Update-Service

Ab 59 € monatlich, um bis zu 8 Module erweiterbar


Branchen

Einzelhandel, Cafès, Dienstleistungen, Kiosk, Gastronomie

Bäckereien, Bistros, Blumenläden, Drogerien und Parfümerien, Einzel- und Lebensmittelhandel

Einzelhandel, Fachhandel, Dienstleister, Franchise

KassenSichV konform

Warenwirtschaft / Filialverwaltung

Ticketing

Onlineshop Schnittst.

Hardware / Software

Hard-, und Software erhältlich. Zudem gibt es All-in-One Geräte und Zubehör

Rundum-sorglos-Paket mit HW, SW, Service und vor Ort Installation

Softwaremiete monatlich kündbar, Hardware unabhängige Software

Mit welchen Kosten müssen Vereine, Veranstalter & Händler rechnen?

Grundsätzlich gibt es bei dem Einsatz auf einem Vereinsfest, Sportfest, Sommerfest & Weihnachtsmarkt identische Preisstrukturen. Diese belaufen sich einmal für die benötigte Hardware und auf die eingesetzte Software. Auch zusätzlich benötige sogenannte optionale Geräte wie z. B. Kassenschublade, Bondrucker und Barcode-Scanner sollten in der Berechnung der Kosten nicht fehlen.

KomponenteMobile KassenlösungStationäre Kassenlösung
Kassenhardware300 – 1.500 € Tablet inkl Ständer1.000 – 2.500 € PC- oder Kassensystem
Kassenlade40 – 60 €70 – 140 €
Bondrucker40 – 150 €200 – 400 €
Kartenterminal29 – 250 €350 – 950 €
Einmalige Kosten409 – 2.000 €2.020 – 3.990 €
Kassensoftware19 – 39 € mtl. Android, IOS49 – 99 € Windows, Linux, Android, IOS
Cloud-TSE10 €10 €
Laufende Kosten29 – 49 €59 – 109 €

Abgesehen von der essenziellen Komponenten für Kassensysteme stehen Ihnen zusätzliche Ausstattungsoptionen und Zubehörteile zur Verfügung. Es ist nicht zu erwarten, dass Sie sämtliche angebotenen Extras benötigen, da manche Erweiterungen lediglich für spezifische Firmen oder Branchen von Bedeutung sind.

Optionale KomponenteMobile KassenlösungStationäre Kassenlösung
Barcodescanner20 – 50 €60 – 140 €
Barcodescanner Halterung20 €50 – 140 €
WLAN-Dongle5 – 20 €5 – 20 €
Küchendrucker40 – 150 €200 – 400 €
Kassenwaage90 – 400 €500 – 2.000 €
Warenwirtschaftca. 30 € mtl.ca. 30 € mtl.
Fakturaca. 30 € mtl.ca. 30 € mtl.

Sind auch kurze Mietzeiten des Kassensystems möglich?

Sofern die Kassensoftware nur für eine kurze Dauer benötigt, wird, können auch noch zusätzliche Setup-Gebühren anfallen. In vielen Fällen kann es sich also dennoch lohnen, sich eine eigene Hardware und Software zuzulegen, anstatt diese nur für ein paar Wochen im Jahr zu mieten. Die Faustregel, alles was Sie selber erledigen,

Setup-KostenMobile KassenlösungStationäre Kassenlösung
Artikelimport49 – 249 €49 – 249 €
Vor-Ort-Installation99 – 299 €99 – 299 €
Mögliche Versandgebühren
(Hin- und Rückversand)
12 – 30 €25 – 50 €
Kassen-Einweisung60 – 180 €60 – 240 €

Die Faustregel: Alles, was sich selbst umsetzen lässt, sei es der Artikelimport, die Pfandanlage, oder auch die Installation Vor-Ort, dann fallen diese Kosten natürlich nicht an. In den meisten Fällen lässt ich die Versandpauschale für den Hin- und Rückversand jedoch nicht einsparen.

Was ist besser für Vereine: kaufen, mieten oder leasen?

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Kasse für Vereine, Events & Feste mit TSE und Finanzamt konform

Als Verein oder Veranstalter von Festen und Events müssen Sie sich an bestimmte gesetzliche Vorgaben halten, wenn es um den Einsatz einer Kassensoftware geht. Die wichtigsten Punkte sind die KassenSichV, die TSE, die Bonpflicht, die GoBD und die Kassenschau.

Die KassenSichV (Kassensicherungsverordnung) schreibt vor, dass elektronische Registrierkassen ab dem 1. Januar 2020 über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung (TSE) verfügen müssen. Diese soll Manipulationen an der Kasse verhindern und für eine lückenlose Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle sorgen.

Die Bonpflicht ist seit dem 1. Januar 2020 ebenfalls gesetzlich vorgeschrieben. Jeder Beleg muss mit einem Datum, einer fortlaufenden Nummer und einem QR-Code versehen sein.

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) legt fest, wie Geschäftsvorfälle dokumentiert werden müssen. Hierbei geht es vor allem um die Unveränderbarkeit der Daten und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen.

Die Kassenschau ist eine unangekündigte Überprüfung der Kasse durch das Finanzamt. Dabei wird geprüft, ob alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten wurden und ob es Hinweise auf Manipulationen gibt.

Es ist also wichtig, dass Sie bei der Auswahl einer Kassensoftware darauf achten, dass diese den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Informieren Sie sich im Vorfeld genau über die Funktionen und Zertifizierungen der Softwareanbieter und lassen Sie sich gegebenenfalls von einem Fachmann beraten. So können Sie sicherstellen, dass Sie bei einer Kassenschau keine unangenehmen Überraschungen erleben und sich voll und ganz auf Ihr Event konzentrieren können.

FAQ zum Thema Kassensoftware für Vereine

Welcher Anbieter vermietet Kassen für ein Fest oder Event?

Eine besonders zuverlässige und professionelle Option ist beispielsweise der Anbieter Bezahlhelden. Hier können Sie hochwertige Kassen mit verschiedenen Funktionen und Zubehör mieten, die perfekt auf Ihre Bedürfnisse abgestimmt sind.

Das Unternehmen bietet eine unkomplizierte Abwicklung und schnelle Lieferung an den gewünschten Veranstaltungsort. Zudem stehen Ihnen kompetente Ansprechpartner zur Verfügung, die Ihnen bei Fragen oder Problemen jederzeit weiterhelfen.

Wie kommen die Produkte in das Kassensystem?

Einige Anbieter bieten eine Importfunktion an, mit der Produkte aus Excel-Tabellen oder anderen Datenbanken schnell und einfach in das Kassensystem übertragen werden können. Andere Anbieter setzen auf eine manuelle Eingabe der Produkte direkt im System.

Kann ich meine Artikel auch selbst in der Kasse ändern?

Die Antwort lautet: Ja, in der Regel ist das möglich. Die meisten Anbieter von Kassensoftware bieten eine benutzerfreundliche Oberfläche, über die Sie Ihre Artikel selbst verwalten können. Das bedeutet, dass Sie neue Artikel hinzufügen oder bestehende Artikel bearbeiten können.

Dabei ist es wichtig zu beachten, dass nicht alle Anbieter die gleichen Funktionen anbieten. Einige ermöglichen beispielsweise auch das Hinzufügen von Bildern oder die Verwendung von Barcodes. Informieren Sie sich daher vor dem Kauf einer Kassensoftware genau über die Funktionen und Möglichkeiten.

Wie schnell kann eine Eventkasse geliefert werden?

Einige Anbieter bieten eine schnelle Lieferung innerhalb weniger Tage an, während andere möglicherweise längere Lieferzeiten haben. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass die Lieferzeit auch von der Konfiguration und Personalisierung der Kasse abhängen kann.

Wenn Sie eine maßgeschneiderte Kassensoftware benötigen, kann dies länger dauern als bei einer Standardlösung. In diesem Fall müssen Sie möglicherweise einige Wochen einplanen, um sicherzustellen, dass die Kasse Ihren Anforderungen entspricht und vollständig funktioniert.

Es ist daher ratsam, sich frühzeitig mit einem Anbieter in Verbindung zu setzen und Ihre Bedürfnisse zu besprechen. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass die Kasse rechtzeitig für Ihr Event oder Ihren Verein bereitgestellt wird.