Kassensysteme: Häufige Fragen
Ein Kassensystem ist im Gegenteil zu einer einzelnen Kasse ein ganzes System, das auch eine automatisierte Buchführung und in vielen Fällen eine Warenwirtschaft beinhaltet. Kasse, zentrale Datenbank und andere Geräte arbeiten in diesem System zusammen und sparen Ihnen viel Zeit und Arbeit. Außerdem lässt sich das System auch auf andere Filialen ausweiten, sodass man ein zentrales System für das ganze Unternehmen hat.
Der Point of Sale ist der Ort, an dem der endgültige Verkauf stattfindet. Das kann die Kasse in einem Geschäft sein, der Tisch in einem Restaurant oder jeder Ort in an dem eine Bezahlung stattfindet. Der POS ist die Schnittstelle zwischen Kunden und Kassensystem.
Natürlich reicht theoretisch auch eine einfache Kasse, allerdings kann man sich mit einem Kassensystem viel Arbeit sparen. Die Buchhaltung, die Lagerverwaltung und das Kassieren bei Kunden wird ungemein einfacher. Auf diese Weise wird die Verwaltung Ihres Unternehmens wesentlich einfacher, funktioniert schneller und wird damit auch günstiger. Sie werden in diesem Ratgeber für Kassensysteme noch viele weitere Vorteile entdecken.
Es gibt eine Reihe verschiedener Kassensysteme, die für unterschiedliche Geschäfte und Unternehmen geeignet sind. Die beliebtesten und am weitesten verbreiteten Kassensysteme sind POS-Kassensysteme (Point of Sale). Diese Kassensysteme werden in der Regel in Einzelhandelsgeschäften und Restaurants verwendet und ermöglichen es den Kunden, bequem an der Kasse zu bezahlen. Andere häufig verwendete Kassensysteme umfassen Cloud Kassensysteme oder mobile Kassensysteme.
Touchscreenkassen sind einfache kleine Tablets, die zu einer Kasse umfunktioniert wurde, das Gleiche gilt im Endeffekt auch für eine iPad-Kasse, nur handelt es sich dabei um ein Tablet von Apple. Da die Geräte mit einer maßgeschneiderten Software ausgerüstet sind, sind Ausfälle wie bei einem PC-System nahezu ausgeschlossen.
Das kommt vor allem auf die verwendete Technik an. Wenn das System ELAN benutzt, um die einzelnen Geräte zu verbinden, kann man neue Geräte ganz einfach einbinden. Wenn allerdings Kabel benutzt werden, muss man die entsprechende Hardware zusätzlich kaufen, um mehr Steckplätze für die Anschlüsse zu haben.
Ja, denn die einzelnen Geräte kommunizieren via Internet mit dem System. Damit Sie alle Vorzüge der einzelnen Geräte möglichst effektiv nutzen können, ist ein Anschluss ans Internet also zwingend notwendig. Wenn Sie allerdings nur die Basisfunktionen nutzen wollen, geht dies auch ohne Internetzugang.
Ja, auch solche Kassensysteme gibt es. Sie laufen auf PCs oder Tablets mit Windows Mobile als Betriebssystem.
Beide haben ihre eigenen Vor- und Nachteile. iOS ist sicherer, da es ein geschlossenes Hard- und Software Ökosystem gibt. Aus diesem Grund sind Ausfälle und Abstürze weniger wahrscheinlich. Android dahingegen kann leichter und günstiger erweitert werden, da man nicht auf Apple Geräte beschränkt ist. Solange man Updates regelmäßig durchführt und auf den Zustand der Geräte achtet, ist es mindestens genauso sicher wie ein iOS System.
Der höchste Anteil der Kosten liegt bei den einzelnen Geräten. Eine einfache Touchscreenkasse bekommt man bereits für 500 EUR. Bei einem iOS System fangen die Hardwarekosten bei rund 1000 EUR an. Darüber hinaus muss man die Kosten für die App betrachten. Diese kostet ab 29 EUR aufwärts im Monat.
Ja, es gibt auch ein offline Kassensystem. Dies ist ideal für Unternehmen, die keinen Internetzugang haben oder deren Verbindung nicht zuverlässig ist. Einige Vorteile eines offline Kassensystems sind, dass du keine monatlichen Gebühren zahlen musst und das System unabhängig von einer Internetverbindung funktioniert.
Die Geräte kann man direkt beim Anbieter oder über einen seiner Vertriebspartner kaufen. Auch lohnt sich ein Blick in den Anbietervergleich für Kassensysteme.
Theoretisch schon, allerdings sind sie meist komplizierter zu verdienen und damit kann man nicht so effektiv arbeiten wie mit einem eigenen Kassensystem. Außerdem sind PCs anfälliger für Systemabstürze, dies kann beim Umgang mit Geld schnell problematisch werden und man sollte das Risiko gar nicht erst eingehen.
Nein, Kassensysteme kann man in jeder Branche einsetzen. Egal ob im Einzelhandel, der Gastronomie, Hotel oder als Dienstleister, mit einem Kassensystem kann man schnell und effektiv die Bezahlvorgänge der Kunden abwickeln und an die Buchhaltung übermitteln, die diese dann automatisiert festhält. So sparen Sie sich Zeit und Arbeit.
Ein CRM Tool ist ein Customer Relationship Management Tool, mit dem man die Kundenbindung verwaltet. In diesem kann man die Daten der Kunden verwalten, Rabattaktionen planen, Gutscheine oder Rabatte hinterlegen oder auch Kundenkarten verwalten. Kurz um ist ein CRM Tool ein Werkzeug, mit der man Kundendaten und Aktionen zur Kundenbindung verwaltet.
Wenn Sie verlässliche Stammkunden generieren wollen, kommen Sie um Aktionen zur Kundenbindung wohl nicht herum. Sicher werden auch so einige Ihrer Kunden zu Stammkunden, aber mit einem CRM Tool können Sie diesen Prozess wesentlich effektiver gestalten und mehr Stammkunden gewinnen. Da Stammkunden ein Erfolgsfaktor für ein Unternehmen sind, sollten Ihnen diese besonders wichtig sein.
Wann immer Probleme auftauchen, können Sie sich an den Anbieter des Kassensystems oder den Vertriebspartner wenden, über den Sie das System gekauft haben. Auf den Seiten für die einzelnen Systeme finden Sie auch immer die Hotline für Störungen und Probleme, die Sie gerne beraten werden.
Ja, es gibt auch Kassensysteme mit Warenwirtschaft. Diese Systeme sind ideal für Unternehmen, die ihren Lagerbestand verwalten und kontrollieren müssen. Sie helfen dabei, den Überblick über alle Bestände zu behalten und auch eingehende und ausgehende Lieferungen zu verwalten.
Handhelds
Dabei handelt es sich um ein mobiles Gerät. Im klassischen Sinn, sind damit meistens Tablets oder, etwas veraltet, Palms gemeint. Im Zusammenhang mit Kassensystemen meint man damit meist kabellose Terminals, welche die Zahlung per Karte ermöglichen. Sie kommunizieren mit dem Basisgerät und leiten die Zahlung an die Buchhaltung weiter.
In der Gastronomie, Hotels oder anderen Unternehmen, die Bestellungen von Kunden annehmen, kann die Übermittlung der Bestellung mit den Handhelds direkt weitergereicht und bearbeitet werden, sodass man nicht mehr direkt persönlich hin und hergehen muss, um die Bestellungen weiterzureichen.
Die Bearbeitungszeit der Bestellungen wird verringert und so ist effektiveres Arbeiten möglich, sodass man sich besser um die Kunden kümmern und durch den zusätzlichen Service eine engere Kundenbindung aufbauen kann. So fällt es Ihnen leichter, lukrative Stammkunden zu gewinnen.
Orderman ist der wohl bekannteste Hersteller, der sich auf Handhelds für Kassensysteme spezialisiert hat. Außerdem ist Vectron eine sehr bekannte Marke in dieser Branche. Allerdings gibt es für Android, sowie auch für iOS, Apps in den Stores, mit denen man mobile Geräte als Handhelds nutzen kann.
Beides hat seine eigenen Vor- und Nachteile. Handhelds sind spezielle Geräte, die auf Anforderungen abgestimmt sind. Sie sind robust und weniger anfällig für Abstürze. Allerdings sind sie auch teurer als Smartphones und nicht so vielseitig einsetzbar.
Orderman ist ein preisgekröntes POS-System, das speziell für die Gastronomie entwickelt wurde. Es bietet eine Vielzahl an Funktionen und ist daher ideal für Restaurants, Cafés und Bars geeignet. Orderman verfügt über einen integrierten Zahlungsprozessor, sodass du deine Rechnungen bequem und schnell bezahlen kannst. Orderman bietet auch einen kostenlosen Test an, sodass du das System vor dem Kauf ausprobieren kannst. Ein Orderman kostet ca. 2.500 Euro.
Self Order Terminal
Anstatt online zu bestellen oder auf Servicepersonal zu warten, können Gäste einfach und kontaktlos über das lokale Selbstbedienungsterminal im Restaurant bestellen und kontaktlos mit einem Zahlungsanbieter bezahlen. Es gibt auch die Möglichkeit, an der Theke bar zu zahlen. Das Selbstbedienungsterminal ist die lokale Variante des Webshops für die Verkaufsstelle eines Restaurants.
Bei der Einrichtung der Bestellterminals können meist vorhandene Technikgeräte übernommen werden. Es ist lediglich ein Tablet oder Monitor mit Touch-Funktion notwendig, um zu beginnen. Das Bestellterminal ist direkt an das Shop-System angeschlossen und sendet Bestellungen – genau wie beim Webshop – in Echtzeit an das Kassensystem, wo diese schnell und übersichtlich verarbeitet werden können. Unser Support-Team unterstützt während der Ersteinrichtung entweder telefonisch oder, wenn gewünscht, auch vor Ort.
Das Bestellterminal im Restaurant erleichtert sowohl den Kunden als auch den Mitarbeitern den Bestell- und Bezahlprozess. Durch die Kontaktlosigkeit werden Wartezeiten verkürzt und es stehen mehr Bestellungen zur Verfügung. Als zusätzlicher Anreiz helfen die intuitiv aufgebauten und gut platzieren Angebote durch Upselling dabei, mehr Artikel zu verkaufen.
Finanzamt und Steuern
GoBD ist das Akronym für die Grundsätze der ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Unterlagen, Buchhaltung und Rechnungen. Außerdem wird darin die Form geregelt, in der die Bücher geführt werden müssen, damit das Finanzamt sie schnell und effektiv bearbeiten kann. Alle Kassensysteme, die Ihnen auf dieser Seite vorgestellt werden, sind mit dieser Verordnung konform.
Du kannst deine Kasse beim Finanzamt ganz einfach online anmelden. Ruf einfach die Website des Finanzamtes auf und suche nach dem entsprechenden Formular. Dort musst du deine persönlichen Daten, die Daten deiner Kasse und deinen Grund für die Anmeldung angeben. Sobald du das Formular abgeschickt hast, wirst du per E-Mail oder Brief über den nächsten Schritt informiert.
Die TSE ist ein Gerät, das für technische Sicherheit sorgt. Es sorgt dafür, dass Einzelaufzeichnungen bei der Erfassung nicht manipuliert werden können. Es ist wie ein sicherer Behälter, in den alle Daten eingeschlossen werden und die anschließend nicht mehr verändert werden können.
Die Steuergesetzgebung in Deutschland sieht vor, dass jeder Gewerbetreibende, der Umsätze aus Barzahlungen erzielt, eine technische Sicherheitseinrichtung haben muss. Dies bedeutet, dass alle Unternehmen, egal ob Einzelunternehmen oder Großunternehmen, ihre TSE nach den Vorgaben der Kassensicherungsverordnung installiert haben müssen.
Unternehmer haben die Möglichkeit, sich bei der Kassenführung für die offene Ladenkasse zu entscheiden, was in Deutschland erlaubt ist, anders als in Österreich. Allerdings müssen gewisse Bestimmungen eingehalten werden. Die Kassenberichte, die am Ende des Geschäftstages erstellt werden, geben einen Überblick über den Kassenbestand und die Einnahmen. Eine Einzelauszeichnungspflicht ist ebenfalls vorhanden, was bedeutet, dass ein Kassenbuch geführt werden muss.
In Deutschland ist es gesetzlich vorgeschrieben, dass jedes Unternehmen, das bargeldlose Zahlungen akzeptiert, ein elektronisches Aufzeichnungssystem (TSE Kassensystem) verwendet. Dieses Gesetz soll sicherstellen, dass alle Einnahmen ordnungsgemäß versteuert werden.
Wenn ein Unternehmen kein TSE Kassensystem einsetzt, drohen empfindliche Strafen. Zum Beispiel kann das Finanzamt die letzten fünf Jahre rückwirkend Steuern nachfordern. Außerdem drohen Geldbußen in Höhe von bis zu 50.000 Euro.
Es ist wichtig, ein Kassenbuch zu führen, um den Überblick über deine Ausgaben und Einnahmen zu behalten. Wenn du kein Kassenbuch führst, kann es leicht passieren, dass du mehr ausgibst, als du hast, und in die Schuldenfalle gerätst. Auch bei Steuererklärungen kann es ohne Kassenbuch schnell zu Problemen kommen. Daher ist es ratsam, immer ein aktuelles Kassenbuch zu führen.
DATEV ist ein in der Buchhaltung und bei Steuerberatern weit verbreitetes System mit einem eigenen Format für die Datenübermittlung. Es gibt Alternativen, aber DATEV ist die gebräuchlichste und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen Buchhaltung und Steuerberater ungemein. Die meisten Kassensysteme unterstützen aber mehrere Formate.