Kassensicherungs­verordnung: Ablauf & Fristen

Was ist die Kassensicherungs­verordnung?

Du hast schon viel über die Kassensicherungs­verordnung (KassenSichV) gehört, aber was genau ist sie eigentlich? Die KassenSichV ist eine Verordnung, die von der Bundesregierung erlassen wurde, um Steuerbetrug zu verhindern. Sie legt fest, dass Unternehmen und Selbstständige bestimmte technische und organisatorische Maßnahmen treffen müssen, um ihre Kassennutzung nachzuweisen.

Die grundlegenden Anforderungen der Verordnung sind recht einfach: Jede Transaktion muss dokumentiert werden und es muss ein System zur Verfügung stehen, das die Datensicherheit gewährleistet. Dazu gehören etwa die Speicherung aller Transaktionsdaten auf einem zugänglichen Datenträger, sowie eine regelmäßige Sicherheitsüberprüfung des Systems. Zudem muss jede Umsatzsteuererklärung mit den gespeicherten Daten übereinstimmen.

Der Ablauf der Kassensicherungs­verordnung ist relativ klar: Unternehmen und Selbstständige müssen ihre Kassennutzung entsprechend den Vorgaben der Verordnung nachweisen. Dazu müssen sie regelmäßig technische und organisatorische Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass alle Transaktionen ordnungsgemäß dokumentiert werden. Wichtig hierbei ist es auch, dass alle Umsatzsteuer­erklärungen mit den gespeicherten Daten übereinstimmen.

Neben den technischen und organisatorischen Voraussetzungen gibt es auch Fristen für die Einhaltung der Kassensicherungs­verordnung zu beachten: Alle Unternehmen und Selbstständigen müssen innerhalb von sechs Monaten nach Erlass ihre Kassennutzung entsprechend den Vorgaben nachweisen. Um sicherzustellen, dass alle Anforderungen erfüllt werden, sollte man mindestens alle zwei Jahre eine Überprüfung des Systems vornehmen lassen.

Wer unterliegt der Kassensicherungs­verordnung?

Ab dem 01. Januar 2020 unterliegen Kassenbetreiber mehreren gesetzlichen Anforderungen, um Finanzamts- und rechtskonform zu arbeiten. Wir erkennen, dass es für Gewerbetreibende schwierig sein kann, alle Änderungen der Kassensicherungs­verordnung zu verstehen. Deswegen haben wir alle Neuerungen zusammengefasst und eine Liste der Fristen bereitgestellt.

Wenn Ihre Kasse den Anforderungen der Kassensicherungs­verordnung nicht entspricht, sollten Sie dringend eine finanzamtkonforme Kasse anstreben. Unser kostenloser Angebots­vergleich macht dies ganz einfach; sämtliche verglichenen Anbieter entsprechen den Richtlinien des Finanzamts. Wenn Sie eine Kasse betreiben, die gegen die gesetzlichen Vorschriften verstößt, kann eine Strafe von bis zu 25.000 Euro fällig werden.

Alle Arten von Kassensystemen sowie Registrierkassen sind durch die Kassensicherungs­verordnung und die Pflicht zur technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) betroffen. Für Registrierkassen, die aufgrund der Bauart nicht mit einer TSE aufgerüstet werden können, lief bis zum 31. Dezember 2022 eine Übergangsfrist. Es ist zu beachten, dass offene Ladenkassen von der Kassensicherungs­verordnung ausgenommen sind.

TSE: Hardwarelösung oder Cloud-TSE?

Software- und Hardwarelösungen sind wichtig, aber technische Sicherheitseinrichtungen (TSE) können noch viel mehr bewirken. Es gibt zwei grundlegende Wege, wie Unternehmen die Sicherheit ihrer Daten gewährleisten können: Hardware oder Cloud. Beide haben Vor- und Nachteile und müssen richtig eingesetzt werden, um effektiv zu sein.

• Hardware ist der traditionelle Weg, um Netzwerke und Computer vor externen Bedrohungen zu schützen. Mit Hardware können Unternehmen eine Firewall einrichten, um unerwünschte Verbindungsversuche abzuweisen. Ein weiterer Vorteil von Hardware ist die Einschränkung des physischen Zugriffs auf sensible Daten. Sie sorgt dafür, dass nur autorisierte Personen auf diese Daten zugreifen können.
• Cloud-basierte technische Sicherheitseinrichtung ist eine neuere Entwicklung im Bereich der IT-Sicherheit. Diese Lösung ermöglicht es Unternehmen, alle ihre Datenspeicher über einen zentralisierten Server abzusichern, der durch mehrere Firewalls geschützt ist. Somit ist Ihr Netzwerk selbst gegen externe Angriffe geschützt. Darüber hinaus bietet Cloud-basierte technische Sicherheitseinrichtung den Vorteil, dass sie leicht an neue Anforderung angepasst werden kann und den Zugriff auf sensible Daten über verschiedene Geräte ermöglicht.

Beide Optionen haben ihren Platz in der modernen IT-Landschaft, es liegt an Ihnen, die richtige Wahl für Ihr Unternehmen zu treffen. Wenn Sie sich für Cloud-basierte technische Sicherheitseinrichtung entscheiden, sollten Sie sicherstellen, dass der Provider über ausreichende Sicherheitsmaßnahmen verfügt und dass die Datensicherheit regelmäßig überprüft wird. Auf der anderen Seite sollten Sie bei der Auswahl von Hardwarelösung sicherstellen, dass sie leistungsfähig genug ist, um Ihr Netzwerk effizient zu schützen und gleichzeitig flexibel genug ist, um Anpassungsmöglichkeit für zukünftige Anforderung bereitzustellen.

Technische Sicherheit­seinrichtung: Was kostet eine TSE?

Die technische Sicherheits-Einrichtung (TSE) ist ein wichtiger Bestandteil der IT-Sicherheit in Unternehmen. Ihr Zweck ist es, angemeldete Nutzer anhand ihrer Aktionen auf dem Gerät oder in der Cloud zu identifizieren. Dies geschieht entweder durch die Erkennung von biometrischen Daten wie Gesichtserkennung oder Stimmenerkennung, oder durch die Nutzung von Kennwörtern und Passwörtern.

Eine TSE kann entweder als Software installiert werden, die auf dem Endgerät läuft, oder als Cloud-Lösung, bei der die Daten auf Servern im Internet gespeichert werden. In beiden Fällen müssen die Nutzer ihre Daten einmalig eingeben und können sich anschließend sofort anmelden.

Die Kosten für eine TSE variieren je nach Anbieter und Ausgestaltung des Produkts. Grundsätzlich liegen sie jedoch im Bereich von 200 bis 300 Euro einmalig und 150 Euro pro Jahr als cloudbasierte Lösung.

Kassensicherungs­verordnung: Welche Fristen sind zu beachten?

Du hast in jüngster Vergangenheit eine Kasse erworben und möchtest nun dein Unternehmen entsprechend der Kassensicherungs­verordnung ausstatten? Dann solltest du unbedingt auf die Fristen achten, die du dabei beachten musst. Die Umsetzung der Kassensicherungsverordnung wird nämlich von der Finanzbehörde kontrolliert und deshalb ist es wichtig, dass du alle richtigen Schritte zur rechtzeitigen Umsetzung einhältst.

Der Zeitpunkt zur Einrichtung deiner Kasse richtet sich nach dem Kaufdatum. Ab diesem Tag hast du für die Umsetzung der Kassensicherungs­verordnung genau sechs Monate Zeit. Solltest du die Frist versäumt haben, dann musst du mit einer Geldstrafe rechnen. Damit du also keine unnötigen Kosten verursachst, solltest du dich an die gesetzlichen Vorgaben halten und deine Kasse rechtzeitig mit den erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen ausstatten.

Wenn deine Kasse jetzt aber bereits vor dem 1. Januar 2020 installiert wurde, dann hast du eine Übergangsfrist bis zum 30. Juni 2021 bekommen. Bis zu diesem Datum musst du deine Kasse anpassen, um den gesetzlichen Anforderungen zu entsprechen. Auch hier ist es wichtig, die Frist einzuhalten, da ansonsten Bußgelder drohen können.

Es ist also wichtig, dass du beim Kauf und der Installation deiner neuen Kasse alle Fristen beachtest und dich an die Vorgaben der Kassensicherungs­verordnung hältst. Vermeide unnötige Kosten und halte dich an die gesetzlichen Anforderungen, damit du keinen Ärger mit der Finanzbehörde bekommst.

Was mache ich, wenn meine Kasse nicht mit einer TSE nachrüstbar ist?

Es ist frustrierend, wenn du ein neues Kassensystem anschaffen musst, nur weil dein altes nicht an die TSE (Technische Sicherheitseinrichtung) angebunden werden kann. Aber mit der richtigen Vorbereitung und ein paar einfachen Schritten kannst du die Situation schnell in den Griff bekommen. Hier ist eine Checkliste, mit der du schon bald wieder reibungslos abrechnen kannst:

1. Prüfe zunächst, ob dein altes Kassensystem tatsächlich nicht mehr mit einer TSE nachgerüstet werden kann.
2. Kontaktiere deinen Kassenanbieter und hole dir Informationen über geeignete Kassensysteme für dein Unternehmen.
3. Bereite die technischen Voraussetzungen für die Installation des neuen Systems vor, zum Beispiel den Anschluss an das Internet und andere benötigte Geräte wie Drucker oder Scanner.
4. Vergleiche die Preise verschiedener Kassensysteme und entscheide dich für das passende System für deine Bedürfnisse.
5. Erwerbe das ausgewählte System und installiere es gemäß den Anweisungen des Herstellers oder lasse es von einem Fachmann installieren.
6. Eröffne ein Kundenkonto bei der TSE und binde es an deinem neuen Kassensystem an.
7. Teste die Funktion des neuen Systems sorgfältig, bevor du endgültig damit startest.
8. Informiere deine Mitarbeiter über alle notwendigen Einstellungen des neuen Systems und gib ihnen die Möglichkeit zur Einarbeitung im Umgang damit.

Was ist die Kassenmeldepflicht?

Die Kassenmeldepflicht ist eine gesetzlich vorgeschriebene Verpflichtung, Umsätze aus dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen aufzuzeichnen und diese an das Finanzamt zu melden. Als Unternehmer musst du daher jeden Umsatz und jede Zahlungsmethode verfolgen, die in deinem Geschäft erfolgt.

Für den Schutz deiner Umsatzdaten muss eine technische Sicherheitseinrichtung verwendet werden. Hierbei handelt es sich um eine spezielle Art von Software oder Hardware, die es dir ermöglicht, deine Daten zu schützen und zu verschlüsseln. Mit einer solchen Einrichtung kannst du deine Daten vor unbefugtem Zugriff oder Missbrauch schützen und gleichzeitig sicherstellen, dass alle gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden.

Um die Kassenmeldepflicht ordnungsgemäß zu erfüllen, solltest du nur leistungsfähige und bewährte technische Sicherheitseinrichtungen verwenden. Wenn du nach einer Software suchst, solltest du sicherstellen, dass sie die neuesten Sicherheitsstandards unterstützt und alle notwendigen Funktionen bietet, um deine Umsatzdaten effizient zu speichern und zu verarbeiten. Auch solltest du stets überprüfen, ob Updates für die Software verfügbar sind, um dein Kassensystem auf dem neuesten Stand zu halten.

Es ist auch ratsam, professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um die beste technische Sicherheitseinrichtung für dein Unternehmen auszuwählen. So kannst du gewährleisten, dass alle gesetzlichen Vorschriften bezüglich der Kassendatenbestimmung richtig eingehalten werden. Es ist auch empfehlenswert, regelmäßige Tests der Sicherheitseinrichtung durchzuführen und eventuell erforderliche Maßnahmen sofort zu ergreifen, damit kannst du sichergehen, dass alle Datenschutzbestimmungen stets eingehalten werden.

FAQ zur Kassensicherungs­verordnung

Wie lange ist eine Hardware-TSE gültig?

Die Sicherheitszertifikate für eine technische Sicherheitseinrichtung haben ebenfalls eine Gültigkeit von acht Jahren, jedoch muss spätestens nach 5 Jahren die Widerstandsfähigkeit durch eine Neubewertung bestätigt werden. Wird im Rahmen der Neubewertung eine Schwachstelle erkannt, kann das Sicherheitszertifikat die Gültigkeit verlieren. Sofern die Schwachstelle durch ein Update (z. B. durch ein Softwareupdate) behoben werden kann, ist für das aktualisierte Produkt grundsätzlich eine erfolgreiche Rezertifizierung notwendig, damit es im Einsatz verbleiben darf.

Was passiert, wenn eine TSE ausfällt?

Wenn eine TSE an der Kasse ausfällt, kann dies zu einigen unangenehmen Folgen für den Kunden führen. Die Wartezeiten an der Kasse können sich verlängern und die Schlange kann sich schnell zu einem riesigen Chaos entwickeln. In schlimmeren Fällen kann es zu Verlusten von Kundendaten oder Geldern kommen.

TSE sind jedoch sehr zuverlässig und fallen nur sehr selten aus. Wenn es doch einmal vorkommt, ist es wichtig, dass die Kassierer so schnell wie möglich reagieren und eine Lösung finden. In der Regel ist es am besten, den Kundenservice zu kontaktieren oder einen Manager hinzuzuziehen, um das Problem so schnell wie möglich zu lösen.

Kann man eine Kasse manipulieren?

Einige Unternehmer versuchen, einen Teil ihrer Einnahmen vor dem Fiskus zu verstecken, indem sie die Registrierkassensysteme manipulieren. Dafür gibt es bereits eine eigene Branche, die entsprechende Software oder Hardware anbietet.

Es muss klar sein: Das Ausnutzen von Kassensystemen ist eine Steuerhinterziehung!

Ein gastronomischer Betreiber, der manipulierte, wurde schließlich drei Jahre ins Gefängnis geschickt. Das Finanzgericht Rheinland-Pfalz erklärte zudem, dass die Softwarefirma, die das Manipulationsprogramm entwickelt hat, als Mittäter der Steuerhinterziehung anzusehen ist und somit für die hinterzogenen Steuern des Gastronomen haftbar gemacht wurde.

Was passiert bei einer Kassennachschau?

Da eine Kassennachschau vom Finanzamt durchgeführt wird, kannst du davon ausgehen, dass die Prüfer des Finanzamtes sehr gründlich vorgehen. Sie werden nicht nur die Kassenbuchführung und die Tagesabrechnungen überprüfen, sondern auch alle Kassenbons, die du für die Bezahlung von Rechnungen verwendet hast. Die Prüfer werden sich auch alle Ein- und Ausgaben ansehen, um festzustellen, ob Abweichungen von den steuerrechtlich vorgeschriebenen Richtlinien vorliegen.

Die Prüfer werden auch deine Steuererklärungen oder Umsatzsteuervoranmeldungen überprüfen und prüfen, ob du alle steuerrelevanten Umsätze und Einnahmen in deiner Buchhaltung erfasst hast. Dies ist besonders wichtig, da die Finanzbehörde nicht nur potenzielle Abweichungen der tatsächlichen Zahlen findet, sondern auch feststellen will, ob du deine Steuern ordnungsgemäß erklärt und gezahlt hast. Aufgrund der Gründlichkeit des Finanzamtes bei einer Kassennachschau solltest du immer mit einem Experten sprechen, um zu verstehen, was genau geprüft wird und wie man darauf reagieren kann.

Es ist auch möglich, dass das Finanzamt bei einer Kassennachschau Zahlungsbefehle oder Strafen verhängt. Es hängt hierbei ab von der Schwere des Verstoßes und dem Grad des Nichteinhalts der geltenden Gesetze. Wenn es dir gelingt, relevante Beweise zu liefern, dass du steuerrechtlich korrekt gehandelt hast, indem du etwa deine Buchhaltung ordnungsgemäß dokumentierst, kannst du möglicherweise erfolgreich gegen solche Strafen argumentieren oder gar verhindern.

Es ist also wichtig zu verstehen, was passiert bei einer Kassennachschau durch das Finanzamt. Wenn du dich gut vorbereitest und deine Buchhaltung ordnungsgemäß dokumentierst, bist du in der Lage eventuelle Abweichungen zu erklären oder zu mildern.