Kassenprüfungen können eine ganz schön anstrengende Angelegenheit sein, insbesondere wenn man nicht weiß, welche Dokumente benötigt werden. In diesem Blog-Beitrag erfahren Sie, welche Dokumente für die Kassenprüfung notwendig sind und wie Sie sich am besten darauf vorbereiten.
Warum eine Kassenprüfung?
Eine Kassenprüfung ist ein wichtiger Bestandteil der Geschäftsführung und steht grundsätzlich unter dem Schutz des Finanzamts. Mit ihr soll sichergestellt werden, dass alle Betriebsergebnisse korrekt und offen erklärt werden. Somit schützt die Prüfung Unternehmen vor betrügerischen Aktivitäten, Steuerbetrug und verschiedenen anderen Verstößen gegen das Steuerrecht. Außerdem kann eine Kassenprüfung auch helfen, Probleme frühzeitig zu erkennen und zu beheben, bevor sie dazu führen, dass Finanzstrafen oder Bußgelder fällig werden.
Doch was benötigt man bei einer solchen Prüfung? Für eine erfolgreiche Kassenprüfung muss der Prüfer über bestimmte Unterlagen verfügen, um die Angaben des Unternehmens und seiner Mitarbeiter zu überprüfen. Dazu gehören Bankauszüge, Kreditkartenabrechnungen, Zahlungsbelege, Bestellunterlagen und Lieferscheine sowie Quittungen für Umsatzsteuerzahlungen. Auch schriftliche Bestätigung von Lieferanten und Kundendatenbanken muss vorgelegt werden. Der Prüfer überprüft zudem die Steuererklärung des Unternehmens sowie die relevante Buchhaltungssoftware oder -programme.
Um sicherzustellen, dass alles reibungslos abläuft, ist es ratsam, alle relevanten Unterlagen griffbereit zu haben. Es ist auch hilfreich, einen Steuerberater oder Buchhalter zur Hand zu haben, der bei Fragen hinsichtlich der Finanzen unterstützend tätig wird. Eine Kassenprüfung ist ein wichtiger Aspekt jeder guten Geschäftsführung und kann helfen, finanzielles Risiko zu minimieren und betriebliche Komplikationen abzuwenden.
Welche Dokumente werden für eine Kassenprüfung benötigt?
In der Regel muss der Steuerpflichtige folgende Dokumente bei einer Kassen-Nachschau bereitstellen können:
- Nachweis der TSE durch Kauf oder Vertrag: Der Nachweis des Kaufs oder Vertrags der TSE entsteht, wenn Ihre Kunden mit Ihnen eine Geschäftsbeziehung eingehen.
- Anbindung der TSE durch Testbelege: Auch diesen Nachweis können die Steuerpflichtigen selbständig erzeugen. Weisen Sie jedoch Ihre Kunden darauf hin, dass Sie diesen Nachweis für den ordnungsgemäßen Betrieb Ihrer Kasse benötigen.
- Einsatz einer zertifizierten TSE: Die Zertifizierung der technischen Sicherheitseinrichtung wird über die folgenden Dokumente nachgewiesen, Zertifikat nach TR-03153, Konformitätsreport, Konfomitätsbescheid, Umgebungsschutzkonzept. Es ist empfehlenswert, diese Dokumente mit in Ihre Verfahrensdokumentation aufzunehmen.
- TAR-/DSFinV‑K Exporte: Die durch die TSE erzeugten Daten, genannt TAR Files, werden in der Regel einmal täglich bereitgestellt und müssen in die Langzeitarchivierung aufgenommen werden. Die Kassendaten sowie die TAR Files werden im Falle einer Prüfung — Kassen-Nachschau oder Kassensturz — geprüft und müssen dem Prüfer jederzeit zur Verfügung stehen. Diese gesetzliche Anforderung ist beim Einsatz einer Cloud TSE bereits automatisch abgedeckt. Alle Unternehmen, die ein elektronisches oder computergestütztes Kassensystem nutzen, müssen eine einheitliche Struktur bei der Datenerfassung und beim Datenexport verwenden.
- Verfahrensdokumentation: Die Verfahrensdokumentation sollte den Steuerpflichtigen vom Kassenhersteller beim Kauf/Vertrag einer Kasse übergeben werden. Darin wird u.a. die Inbetriebnahme und Anbindung der TSE durch den Kassenhersteller/ERS Hersteller dokumentiert.
Wie können Sie sich am besten vorbereiten?
Wenn Sie sich auf eine Kassenprüfung vorbereiten, ist es wichtig, die richtigen Unterlagen zur Verfügung zu haben. Je besser Sie vorbereitet sind, desto reibungsloser verläuft die Prüfung. Neben den Belegen und Kassenunterlagen benötigt der Prüfer einige bestimmte Informationen. Einige dieser Unterlagen müssen gefertigt oder beschafft werden, bevor die Prüfung beginnt.
Grundsätzlich benötigt der Prüfer Zugang zu Ihrem Kassensystem sowie eine Kopie Ihrer Buchhaltungsunterlagen und steuerlichen Informationen. Des Weiteren kann er nach Ihren Geschäftsverträgen, Lieferantenverträgen und Referenzdokumentationen fragen. Diese Dokumente helfen dem Prüfer bei der Analyse Ihres Kassensystems. Ferner kann er auch Zugang zu allgemeinen Geschäftsunterlagen und Rechnungsstellungsprozessen verlangen, um sicherzustellen, dass alles rechtens ist.
Durch das Sammeln und Bereithalten dieser Unterlagen für den Prüfer können Sie eine effiziente Kassenprüfung gewährleisten. Auf diese Weise können die Risiken minimiert und die Kosteneinsparung maximiert werden. Es ist empfehlenswert, dass Sie vorab mit dem Prüfer absprechen, welche Unterlagen er benötigt. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, dass alle relevanten Unterlagen bereitliegen, wenn der Prüfer eintrifft.
Es ist auch sehr hilfreich, Ihre Mitarbeiter über die Bedeutung einer Kassenprüfung aufzuklären und ihnen zu helfen, sich besser vorzubereiten. Mit genug Vorarbeit und Sorgfalt kann jeder Betrieb gut auf eine Kassenprüfung vorbereitet sein und in Zukunft mit mehr Sicherheit betriebliche Aktionen durchfuhren. Wenn alle Beteiligten gut informiert sind und alle Voraussetzung erfüllt wurden, bevor der Prüfer ankommt, kann man beruhigte sein, dass alles reibungslos ablaufen wird.
